SAP-ERP sistemi üzerinde yapılan bir malzeme hareketinin tüm özellikleri ‘hareket türleri’ adı verilen ve üç karakterden oluşan malzeme hareket türü koduna bağlıdır.
SAP-ERP sisteminde bir malzeme hareketinin;
- Giriş hareketi mi, çıkış hareketi mi yoksa nakil hareketi mi olduğu,
- Tanımının ne olacağı,
- Malzeme hareketi ekranında yer alan veri alanlarının durumları (zorunlu, isteğe bağlı, görüntü veya gizli olması durumları),
- Referans belge kullanıp kullanmayacağı, eğer kullanacaksa hangi referans belge kullanacağı,
- Hangi stok türüne ait stok miktarını güncelleyeceği,
- Hangi özel stok türlerine işlem yapabileceği,
- FI (muhasebe) modülü ile entegrasyonunun nasıl olacağı,
- Hangi stok hesaplarını güncelleyeceği,
- Maliyet muhasebesi ile ilişkisinin nasıl olacağı,
- Kalite kontrol işlemleri ile bağlantısının nasıl olacağı, vb. özellikleri malzeme hareket türü koduna bağlı olarak belirlenmektedir.
SAP-ERP sistemi ile birlikte yaklaşık 200’e yakın hareket türü ön tanımlı olarak gelmektedir. Değişik sektör ve ülkelerdeki SAP-ERP müşterilerinin iş akışları ve ihtiyaçları dikkate alınarak bu hareket türleri sistemde oluşturulmuştur. Çoğu işletme için sistemle birlikte gelen bu hareket türleri yeterli olmaktadır. Bu hareket türlerinin yetmemesi durumunda ise SAP-ERP sistemi üzerinde yeni hareket türleri tanımlanabilmektedir.
SAP-ERP sistemi üzerinde yer alan ve ön tanımlı olarak gelen hareket türlerinin ne işe yaradığı ve ne amaçla kullanıldığının iyi bilinmesi gerekmektedir. Ön tanımlı olarak gelen buhareket türleri arasından en çok kullanılanlar ve kullanım amaçları aşağıda belirtilmiştir.
Sistemde tanımlı hareket türleri ve kullanım amaçları
101 – Satınalma siparişi için malzeme girişi hareket türleri
Satınalma siparişine istinaden satıcılar tarafından teslim edilen malzemelerin işletme stoklarına alınmasını sağlayan malzeme hareketidir. Bu malzeme hareketi isminden de anlaşılabileceği gibi satınalma siparişine (SAS) referansla yapılmaktadır. Dolayısı ile bu hareketi yapmak için malzeme hareketi ekranında ilgili SAS numarasını girmek zorunludur.
Sistem girilen satınalma siparişinden malzeme, miktar (eğer önceden SAS miktarının bir kısmı teslim alınmışsa geriye kalan miktar), üretim yeri, depo yeri, birim fiyatı, vb. bilgileri devralır. İlgili SAS’ta yer almayan malzemeler bu hareket türü ile sisteme girilemez.
Bu malzeme hareketinin sistemde kaydedilmesi sonucunda hem ilgili malzemeler işletme stoklarına alınmış olur hem de teslim alınan bu malzemeler için ilgili muhasebe hesapları güncellenir.
103 – MG Bloke stoka satınalma siparişi için malzeme girişi hareket türleri
Satınalma siparişine istinaden teslim alınan malzemelerin girdi kontrol işlemleri için öncelikle ‘MG Bloke Stokuna’ alınması işlemidir. Bu malzeme hareketi de satınalma siparişine referansla yapılmaktadır. Sistem girilen satınalma siparişinden malzeme, miktar, üretim yeri, vb. bilgileri devralır. Bu giriş işlemi sonucunda muhasebesel anlamda bir kayıt oluşmaz. Ayrıca malzemeler işletmeye ait bir depo yeri altına da alınmaz. Üretim yeri bazında sanal giriş noktasına alınmış olur.
105 – MG bloke stoktan malzeme girişi hareket türleri
Önceden 103 hareketi ile ‘MG Bloke Stokuna’ alınmış olan malzemelerin girdi kontrol işlemlerinden sonra işletme stoklarına aktarılmasını sağlar. Bu malzeme hareketi de satınalma siparişine referans ile yapılmaktadır. Sistem girilen satınalma siparişinden malzeme birim fiyatı, depo yeri, vb. bilgileri devralırken bu SAS için yapılmış olan 103 hareketinden ise MG bloke stoka girilmiş miktarı devralır. Bu hareket türü SAS referansı olmadan yapılamaz.
Bu hareketin sistemde kaydedilmesi sonucunda hem ilgili malzemeler işletme stoklarına alınmış olur hem de teslim alınan bu malzemeler için ilgili muhasebe hesapları güncellenir.
Not: Eğer ilgili SAS için önceden 103 hareketi yapılmamış ise (veya 103 yapılmış miktar kalmamış ise) 105 hareketi yapılmak istendiğinde sistem ‘SAS için MG Bloke stoku yok’şeklinde hata mesajı verecektir.
122 – Satıcıya malzeme iadesi hareket türleri
Satınalma siparişine istinaden 101 veya 105 hareket türü ile işletme stoklarına alınmış olan malzemelerin satıcıya iade edilmesi gerektiği zaman bu hareket türü kullanılmaktadır. Malzeme girdi kontrolünden sorunsuz geçmiş olsa bile değişik sebeplerle iade edilmesi gerekebilir (Örneğin: Malzeme garanti süresi içerisinde arıza çıkarabilir). Bu gibi durumlarda sistem üzerinde hareket türü 122 kullanılarak malzeme satıcıya iade edilir. Bu malzeme hareketi de satınalma siparişine referansla yapılmaktadır. Sistem referans olarak girilen satınalma siparişinden ve önceden bu SAS için yapılmış olan giriş hareketinden gerekli bilgileri devralır. Eğer iade edilecek miktar teslim alınan miktardan daha az ise ekran üzerinden bu bilgi değiştirilebilir. Örneğin, aldığınız 10 adet bilgisayardan 1 tanesini iade etmeniz gerektiğinde ekran üzerinden miktar bilgisini düzeltebilirsiniz. Bu hareket türü SAS referansı olmadan yapılamaz. Eğer önceden SAS için teslim alınmış miktar yok ise 122 hareketi ile malzeme iadesi yapılamaz.
124 – MG bloke stoktan satıcıya iade hareketi hareket türleri
Daha önceden 103 hareketi ile MG bloke stoka girişi yapılmış (105 hareketi yapılmadığı için henüz işletme stoklarına aktarılmamış) olan malzemelerin girdi kontrol işlemleri sonucunda satıcıya iade edilmesi gerektiği durumlarda kullanılır. Bu malzeme hareketi de satınalma siparişine referans olarak yapılmaktadır. Sistem ilgili satınalma siparişinden ve 103 hareketinden gerekli bilgileri devralır. Bu hareket türü SAS referansı olmadan yapılamaz. Eğer önceden 103 hareketi yapılmış miktar yok ise (veya 103 hareketi yapılmış miktar için 105 hareketi de yapılmış ise) bu stok hareketi yapılamaz. Girdi kontrolünde hatalı olduğu tespit edilen malzemelerin iade edilmesi bu şekilde gerçekleştirilir.
201- Masraf yeri için tüketim hareket türleri
Sarf edilecek malzemelerin işletmeye ait birimlere kullanması amacıyla verilmesi (tüketilmesi) işlemi için bu hareket türü kullanılır. Örneğin birimlere kırtasiye malzemelerinin verilmesi bu kapsamda değerlendirilebilir. Çıkışı yapılan malzemelerin maliyet olarak ilgili organizasyon birimine yansıtılması için ‘masraf yeri’ bilgisi bu hareket türünde zorunlu olarak girilmelidir.
221- Proje için tüketim hareket türleri
Malzemenin sistemde takip edilen bir projeye (veya proje altında yer alan herhangi bir ‘PYP-Proje Yapı Planı’ öğesine) tüketilmesi amacıyla bu hareket türü kullanılır. Malzeme hareketi esnasında tüketim yapılacak olan PYP kodunun girilmesi gerekmektedir. Bu hareket sonucunda ilgili malzeme proje için sarf edilmiş olur ve maliyeti girilen projeye yansıtılır.
241- Duran varlık için tüketim hareket türleri
Bakım/onarım, modifikasyon, vb. nedenlerle malzemenin şirkete ait olan bir demirbaş (duran varlık) için kullanılması durumunda bu hareket türü kullanılır. Örneğin firmaya ait olan bir bilgisayara (duran varlık) yeni bir hard-disk takılması veya firmaya ait olan otomobile yeni bir aksesuar takılması gibi. 241 hareketi esnasında tüketim yapılacak duran varlık kodunun girilmesi gerekmektedir. Bu hareket sonucunda ilgili malzeme miktar ve maliyet olarak girilen duran varlık nesnesi için kullanılmış olur. Tüketilen malzemenin bedeli ilgili duran varlığın defter değerini artırır.
261- İşemri (sipariş) için tüketim hareket türleri
Bakım/onarım veya imalat için açılmış olan iş emrine (sipariş) malzeme tüketilmesi amacıyla bu hareket türü kullanılır. Bu malzeme hareketi ilgili siparişe (iş emrine) referansla yapılır. İlgili iş emrinden malzeme, miktar, depo yeri, vb. bilgiler devralınır. 261 hareketi sonucunda tüketilen malzemenin miktarı ve bedeli ilgili iş emrine aktarılarak ürün maliyetlendirme veya bakım/onarım maliyetlerinin oluşturulmasında kullanılır.
301 – Üretim yerleri arası malzeme transferi (tek adım) hareket türleri
İşletmeye ait olan bir üretim yerinden diğer bir üretim yerine malzeme transfer edilmesi amacıyla kullanılır. 301 hareketi tek adımda yapılan bir transfer hareketidir. 301 hareketi yapıldığında, malzeme bir üretim yeri altındaki depodan diğer üretim yeri altındaki depo yerine direkt olarak aktarılmış olur.
Not 1: Eğer malzeme için değerleme düzeyi üretim yeri olarak belirlenmişse bu hareket sonucunda muhasebe kaydı oluşur. Eğer değerleme düzeyi şirket kodu olarak belirlenmişse bu hareket sonucunda herhangi bir muhasebe kaydı oluşmaz.
Not 2: Malzemenin yolda geçirdiği (in transit) süre eğer uzunsa üretim yerleri arasında yapılacak olan tek adımda nakil işlemi sıkıntı doğuracaktır. Zira malzeme anında diğer üretim yerine gitmiş gibi görünmesine rağmen gerçekte yolda olacaktır.
Not 3: Tek adımda nakil işlemi yetki açısından da sıkıntı oluşturmaktadır. Bir üretim yerindeki depo sorumlusunun malzemeyi gönderdim dediği anda diğer üretim yerindeki depo sorumlusunun haberi olmadan direkt olarak deposuna malzeme girişi olmaktadır. Bu ise yetki kargaşasına ve anlaşmazlıklara sebep olmaktadır. Bu ve buna benzer sorunlardan dolayı işletmeler üretim yerleri arasında nakil işlemleri için 301 hareketi kullanmak yerine 303 ve 305 hareketini kapsayan iki adımda stok transferini tercih etmektedirler.
303-Üretim yerleri arası malzeme transferi – Çıkış (iki adım) hareket türleri
Üretim yerleri arasında yapılacak olan malzeme nakil işleminin iki adımda gerçekleştirildiği durumda çıkış yapan üretim yeri tarafından yapılan malzeme hareketidir. Bu hareket sonucunda malzeme, çıkış yapan üretim yeri stoklarından düşerek ‘Üretim yerleri arası nakil stokuna’ aktarılmış olur. Malzeme teslim alan üretim yeri tarafından 305 hareketi ile teslim alınmadığı müddetçe nakil stokunda (in transit) görünür.
305-Üretim yerleri arası malzeme transferi – Giriş (iki adım) hareket türleri
303 hareketi ile ‘Üretim yerleri arası nakil stokuna’ aktarılmış olan malzemelerin teslim alan üretim yeri tarafından depo stoklarına alınması işlemidir.
303 ve 305 hareketi ile iki adımlı nakil işleminin kullanılması sonucunda hem malzemenin yolda olduğu zamanda nakil stokunda görülmesi sağlanmış olur hem de yetki ve sorumluluk karışıklıklarının önüne geçilmiş olur.
Not: Eğer 303 hareketi ile ‘Üretim yerleri arası nakil stokuna’ aktarılmış malzeme yok ise 305 hareketi yapılmak istendiğinde sistem hata mesajı verir.
309 – Malzemeden malzemeye transfer hareket türleri
İşletme stoklarında bulunan bir malzemenin diğer bir malzeme koduna aktarılması işlemidir. Bu hareket sonucunda eski malzemenin miktarı azalırken yeni malzemenin miktarı artar. Malzemenin durduğu yerde vasfı değişmişse (mesela süt yoğurda dönüşmüşse) veya malzemenin üzerinde yapılan ufak değişikliklerle vasfı değişmişse bu şekilde aktarma yapılabilir.
Not 1: 309 hareketi yapmak için her iki malzemenin ölçü biriminin, lot takibi durumunun ve seri numara takibi durumunun aynı olması gerekir. Temel ölçü birimi birbirinden farklı olan ve/veya birisi lot takipli diğeri lot takipsiz ve/veya birisi seri no takipli diğeri seri no takipsiz malzemeler arasında bu hareket yapılamaz.
Not 2: Eski malzeme ile aktarılan malzemenin fiyatı farklı ise bu aktarma işlemi sonucunda aktarılan malzeme için kayar ortalama fiyatı değişir.
Not 3: Envanter sayımı işlemi ile bu işlem karıştırılmamalı ve envanter sayımında ortaya çıkan farklar bu işlemle kapatılmaya çalışılmamalıdır. Aksi takdirde ciddi finansal sıkıntılar ortaya çıkar.
Not 4: Hatalı yapılmış stok kayıtlarının bu stok hareketi ile düzeltilmeye çalışılması çok ciddi sıkıntılar çıkarmaktadır. Örneğin, yanlışlıkla stoklarınıza 5 adet kitap yerine 5 adet kalem malzemesi girdiniz. Bu durumu düzeltmek için 309 hareketi ile kalem malzemesinden kitap malzemesine nakil yapmak son derece sakıncalı bir yöntemdir. Zira hem kitap malzemesinin kayar ortalama fiyatını sebepsiz yere azaltmış olursunuz hem de denetçilere kalemin nasıl kitaba dönüştüğünü açıklayamazsınız.
311 – Depo yerleri arası malzeme transferi (tek adım) hareket türleri
Aynı üretim altında yer alan bir depo yerinden diğer bir depo yerine malzeme transferi yapılması amacıyla bu hareket türü kullanılır. 311 hareketi tek adımda yapılan bir transfer hareketidir. Yani bu hareket yapıldığı anda malzeme çıkış yapan depo yerinden teslim alan depo yerine direkt olarak aktarılmış olur. Bu hareket sonucunda muhasebe kaydı oluşmaz zira nakil işlemi ile sadece malzemenin aynı üretim yeri altındaki yeri değiştirilmiş olur.
Not 1: Malzemenin aynı üretim yeri altındaki iki depo yeri arasında yolda geçirdiği (in transit) süre eğer uzunsa tek adımda nakil hareketi sıkıntı doğuracaktır. Zira malzeme anında diğer depo yerine gitmiş gibi görünmesine rağmen aslında yolda olacaktır.
Not 2: Tek adımda nakil işleminin bir diğer riskli yönü ise yetki problemidir. Çıkış yapan deponun sorumlusu malzemeyi gönderdim dediği anda teslim alan depo sorumlusunun haberi olmadan malzeme depo yerine girmektedir. Bu ise çoğu firmadaki depo sorumluları tarafından tercih edilmeyen bir durumdur. Bu gibi nedenlerle sorumluluğun değiştiği veya malzemenin yolda çok uzun süre geçirmesi gerektirdiği durumlarda depolar arasında tek adımda değil 313 ve 315 hareketinden oluşan iki adımda nakil işlemi tercih edilmektedir.
313- Depo yerleri arası malzeme transferi – Çıkış (iki adım) hareket türleri
Aynı üretim yeri altındaki iki depo yeri arasında yapılan iki adımda malzeme transferi için, çıkış yapan depo yeri tarafından yapılan malzeme hareketidir. Bu hareket sonucunda malzeme, çıkış yapan depo yeri stoklarından düşerek ‘Depo yerleri arası nakil stokuna’ aktarılır. Malzeme teslim alan depo yeri tarafından 315 hareketi ile teslim alınmadığı müddetçe ‘Depo yerleri arası nakil stokunda’ (in transit) görünür.
315-Depo yerleri arası malzeme transferi – Giriş (iki adım)
313 hareketi ile çıkışı yapılmış olan malzemelerin teslim alan depo yeri tarafından depo stoklarına alınması işlemidir. Bu hareket sonucunda malzemeler depo yerleri arası nakil stokundan teslim alan depo yeri stokuna aktarılmış olur.
Not: Eğer ‘Depo yerleri arası nakil stokunda’ malzeme yok ise 315 hareketi yapılmak istendiğinde sistem hata mesajı verir.
321- Kalite kontrol stokundan tahditsiz kullanılabilir stoka nakil
‘Kalite kontrol’ stok türünde bulunan bir malzeme stokunun ‘Tahditsiz Kullanılabilir’ stok türüne transfer edilmesi amacıyla kullanılır. Muayenesi yapılmış ve kullanımına karar verilmiş olan malzemelerin tahditsiz kullanılabilir stoklara aktarılması işlemidir.
Not 1: Eğer sistem üzerinde kalite kontrol modülü kullanımda ve malzeme için kalite kontrol ayarları yapılmış ise bu malzeme hareketi Kalite Kontrol modülü altındaki ekranlarından yapılır. Eğer kalite kontrol modülü kullanılmıyor ise bu stok hareketi stok yönetimi ekranlarından yapılır.
343- Bloke stoktan tahditsiz kullanılabilir stoka nakil
‘Bloke’ stok türünde bulunan bir malzeme stokunun ‘Tahditsiz Kullanılabilir’ stok türüne transfer edilmesi amacıyla kullanılır. Önceden kullanılamaz durumda olduğu düşünülerek bloke stoka konulmuş olan bir malzemenin kullanılabilir durumda olduğunu belirlendiğinde tekrar tahditsiz kullanılabilir stoklara aktarılması işlemidir.
344 – Tahditsiz kullanılabilir stoktan bloke stoka nakil
‘Tahditsiz Kullanılabilir’ stok türünde bulunan bir malzeme stokunun ‘Bloke’ stok türüne transfer edilmesi hareketidir. Malzemenin kullanılamaz durumda olduğu gerekçesiyle kullanılabilir stoktan alınarak üzerine blokaj konulması amacıyla bu işlem yapılır.
411- Tahditsiz kullanılabilir stoktan proje stokuna nakil
Depo yerinde ‘Tahditsiz Kullanılabilir’ stok türünde bulunan bir malzeme stokunun bir özel stok türü olan ‘Proje’ stokuna transfer edilmesi hareketidir. Bu hareket türünde teslim alan projenin PYP kodunun girilmesi gerekir. Bu hareket sonucunda malzeme ilgili projeye tahsis edilmiş olur.
412- Proje stokundan tahditsiz kullanılabilir stoka nakil
‘Proje’ özel stok türü altında olan bir malzemenin ‘Tahditsiz Kullanılabilir’ stok türüne aktarılması hareketidir. Bu hareket türünde ilgili projenin PYP kodunun girilmesi gerekir. İşlem sonucunda stok üzerindeki proje tahsisi kaldırılmış olur.
415- Proje stokları arası nakil
Bir projenin özel stokunda yer alan malzemenin bir başka projenin özel stokuna aktarılması işlemidir. Bu hareket sonucunda malzemenin tahsis edildiği proje değiştirilmiş olur. Stok hareketi yapılırken hem çıkış yapılacak hem de giriş yapılacak olan projelerin PYP kodları girilmelidir.
501- Diğer malzeme girişi
Herhangi bir belgeye referans olmayan ve işletmenin önceden planlamadığı/bilmediği bir sebeple teslim aldığı malzemeler için stok girişlerinin yapılması amacıyla kullanılır. Örneğin kullanıcı tarafından bulunarak depoya teslim edilen malzemeler için stok girişinin yapılması gibi.
511- Bedelsiz teslimat girişi
Satıcı tarafından promosyon, örnek, kontrol, vb. amaçlarla işletmeye bedelsiz olarak teslim edilen malzemelerin girişi için kullanılan hareket türüdür. Bu hareket sonucunda malzeme bedelsiz olarak teslim alındığından herhangi bir muhasebe kaydı oluşturulmaz. Eğer işletme stoklarında aynı malzemeden stok miktarı var ise bu işlem sonucunda ilgili malzemenin kayar ortalama fiyatı azalmış olur.
541- Tahditsiz kullanılabilir stoktan satıcıya temin edilen malzeme stokuna nakil
Fason üretimde kullanılacak bileşenlerin veya tamir edilecek olan bir malzemenin ‘Tahditsiz Kullanılabilir’ depo stokundan özel stok türü olan ‘Satıcıya temin edilen malzeme’ stokuna nakil edilmesi işlemidir.
Not: Bu hareket türü manuel olarak yapılabilir. Ancak Fason Üretim/Tamir işlemleri iş akışına uygun olarak fason üretim satınalma siparişine veya tamir satınalma siparişine referansla yapılması takip ve raporlama açısından daha doğru olan yöntemdir.
551- Hurdaya çıkış
Kırılma, bozulma, kaybolma, vb. sebeplerle elden çıkarılması gereken malzemelerin hurdaya ayrılması amacıyla kullanılır. Bu hareket 242 sonucunda hurdaya çıkarılan miktar kadar malzeme sistemden çıkmış (sarf edilmiş) olur. Burada oluşan maliyetin takip edilebilmesi amacıyla bu hareket türünde ‘Masraf yeri’ kodu girilmesi zorunludur.
561- Stok açılışı girişi
SAP-ERP sisteminin canlı kullanılama alınması aşamasında ilgili işletmenin mevcut stok miktarlarının sisteme aktarılması amacıyla kullanılan malzeme hareketidir.
Not: Sistemin ilk kullanıma alındığı dönemde kullanılacak olan bu malzeme hareketinin belirli bir süre sonra kullanımının kısıtlanması gerekir. Tüm stok bilgileri aktarılmış ve canlı kullanıma geçmiş bir sistemde bu hareket türünün kullanılması için sebep yoktur.
631- Satış siparişi için çıkış
‘SD-Satış/dağıtım’ modülü kapsamında satış siparişine istinaden malzeme çıkışının (müşteriye teslimat) yapılması işlemidir. Bu malzeme hareketi satış siparişine referansla yapılır. Sistem satış siparişinden malzeme, miktar, depo yeri, satış değeri, vb. bilgileri devralır.
Not: Satış siparişi için çıkış işlemi SD modülü ekranlarından yapılır.
701- Sayım fazlası için giriş
Envanter sayımı işlemlerinde kullanılan stok hareketidir. Sayım sonucunda malzemenin sayılan miktarının sistemde kayıtlı olan miktarından daha fazla olduğu tespit edilirse bu fazlalığın stoklara girilmesi amacıyla kullanılmaktadır.
Not: Sayım fazlası için giriş işlemi fiziksel envanter sayımı ekranlarından yapılır.
702- Sayım noksanı için çıkış
Envanter sayımı sonucunda malzemenin sayılan miktarının sistemde kayıtlı olan miktarından daha az olduğu tespit edilirse bu eksik miktarın stoklardan çıkılması amacıyla kullanılmaktadır.
Not: 701 hareketinde olduğu gibi bu hareket türü işlemleri de envanter sayımı ekranlarından yapılır.
SAP MM Modülü ile ilgili diğer yazılırımız için buraya tıklayınız.
SAP ile ilgili daha detaylı bilgi için buraya tıklayınız.
Sosyal Medya Hesaplarımız
Bir yanıt bırakın