Şirketlerde nakit girişi ve çıkışında paraları muhafaza etmek amacıyla şu büyük ağır para kasalarını muhtemelen bu yazıyı okuyan herkes görmüştür. SAP ERP sistemindeki kasa defteri, SAP FI modülünde, kasa defterinden, defteri kebire aktarılan belgeleri içeren bir yardımcı defterdir. SAP içerisindeki her bir kasa defteri ayrı bir hesap ve para birimi ile tanımlanır.

Şimdi sırası ile SAP FI Modülünde Kasa Defteri ve Kasa İşlemlerine ait yapılması gereken işlemleri anlatalım.

KASA DEFTERİ İÇİN ANA HESAP TANIMLAMA

Kasa defteri ana hesabının tanımlanması için aşağıdaki menü yolu izlenir.

Menü Kodu: FS00
Menü Yolu: SPRO / Mali Muhasebe(yeni) / Banka Muhasebesi / Ticari İşlemler / Kasa Defteri / Kasa Defteri İçin Ana Hesap Oluştur

Kasada kullanılacak muhasebe hesabı, kasa modülünce kayıt atılabilmesi için “yalnızca otomatik kaydedebilir” olarak tanımlanmalıdır. Böylelikle bu hesaplara kasa modülü dışında kayıt atılması engellenerek, kasa modülünün açılış ve kapanış bakiye tutarlılığı sağlanır.

KASA İŞLEMLERİNDE TUTAR SINIRI BELİRLEME

SAP ERP sisteminde kasa ile ilgili yapılacak işlemlerde tutar sınırı konulabilir. Yani örneğin, 5000 tl üzeri tüm ödemeler bankadan yapılabilecekken, 5000 tl’nin altında ki ödemeler kasa yada bankadan yapılabilsin istenebilir. Bu durumda kasa işlemlerinde 5000 tl üst sınırı koyarak, kasadan 5000 tl üstünde bir nakit çıkışının yapılmasını engelleyebiliriz.

Bunun için aşağıdaki menü yolunu kullanarak işlem yapabiliriz.

Menü Yolu: SPRO / Mali Muhasebe (yeni) / Banka Muhasebesi / Ticari İşlemler / Kasa Defteri / Tutar Sınırı

Yeni girişler butonuna basarak şirket, para birimi, geçerlilik tarihi ve üst sınır tutarını yazarak işleminizi kayıt altına alabilirsiniz.

KASA DEFTERİ BELGE TÜRÜ TANIMLAMA

Kasa işlemlerinde yapılan kayıtlar için belge türü tanımlanması gerekmektedir. SAP ERP sisteminde genelde SK belge türü ile kasa belge türü oluşturulur. Ancak istenmesi durumunda farklı belge türleride oluşturulabilir.

Bunun için aşağıdaki bilgileri kullanabilirsiniz.

Menü Kodu: OBA7
Menü Yolu: SPRO / Mali Muhasebe(yeni) / Banka Muhasebesi / Ticari İşlemler / Kasa Defteri / Kasa Defteri için Belge Türü Tanımlama

Yeni giriş butonuna basarak yeni belge türü ve tanımını yazabilirsiniz.

KASA DEFTERİ İÇİN BELGE NUMARA ARALIĞI TANIMLAMA

SAP FI Modülünde, Kasa defterini oluşturan belgelerin belirli bir numaraya göre ilerlemesi amacı ile belge numarası aralığı tanımlanması gerekmektedir. Bu işlem için aşağıdaki bilgiler kullanılabilir.

Menü Kodu: FBCJC1
Menü Yolu: SPRO / Mali Muhasebe(yeni) / Banka Muhasebesi / Ticari İşlemler / Kasa Defteri / Kasa Defteri Belgeleri için Numara Alan Aralığı Tanımla

Aralıklar butonuna basarak ilgili şirketin sahip olduğu numara aralıkları görüntülenebilir.
Ekle seçeneğine basarak yeni bir numara aralığı oluşturulabilir.
Kasa defterleri için tanımlanacak olan numara aralığı 01 olması gerekmektedir.

KASA DEFTERİ TANIMLAMA

Kasada işlem yapacak tüm para birimleri için ayrı ayrı kasa kodu tanımlanmalıdır. Bunun için aşağıdaki bilgiler kullanılmalıdır.

Menü Kodu: FBCJC0
Menü Yolu: SPRO / Mali Muhasebe (yeni) / Banka Muhasebesi / Ticari İşlemler / Kasa Defteri / Kasa Defteri Tanımlama

Araç Çubuğunda yeni girişler butonuna tıklanır ve kasa defteri tanımalamarı yapıldıktan sonra uyarlamalar kayıt edilir.

• Şirket Kodu: Kasa defterininin kullanılacağı şirket kodu bilgisi girilir.
• Kasa Kodu: 4 karakterden oluşan kod tanımlanır.
• Ana Hesap: İlgili kasa defterinin hangi ana hesaba kayıt atacağı belirtilir.
• Para Birimi: Kasa defterinin hangi para birimi ile çalışacağı belirtilir.
• Kasa Kapandı: Kasa defterinin işlem yapması engellenir. Kasaya ait bilgiler ve bakiyeler sadece görüntülenebilir.
• Kasa Defter Adı: Kasa defterine vereceğiniz tanım bilgisidir.

Belge Türleri;
BT: Ana Hsp : Ana hesap kayıt işlemlerinde kullanılacak belge türü girilir.
BT: stc<-öd : Satıcıya yapılan ödeme işlemlerinde kullanılacak belge türü girilir.
BT: stc->öd : Satıcıdan alınan iade işleminde kullanılacak belge türü girilir.
BT: Mşt -> öd : Müşteriden alınan iade işleminde kullanılacak belge türü girilir.
BT: Mşt<- öd : Müşteriye yapılan ödemelerde kullanılacak belge türü girilir.

KASADA YAPILACAK İŞLEMLERİN OLUŞTURULMASI

SAP ERP Sisteminde, Kasa defterinde her türlü işlem yapılabildiği gibi sadece bizlerin izin verdiği işlemlerde yapılabilir. Kasa defterinde sadece belirli işlemlerin yapılması gerekmektedir.
Kasa defterinde belirli işlemlerin yapılabilmesi için bazı uyarlamaların yapılması gerekmekte. Bunun için;

Menü Kodu: FBCJC2
Menü Yolu: SPRO / Mali Muhasebe(yeni) / Banka Muhasebesi / Ticari İşlemler / Kasa Defteri / Genel İşlemler Oluştur, Değiştir, Sil

Araç çubuğunda yeni girişler butonuna basarak yeni işlemler tanımlanabilir.

• Şirket Kodu: Kullanılan şirket kodu girilir.
• İşlem Numarası: Her işlem için bir numara verilir.
• İşlem Tipi: Uygun işlem tipi seçilir.
• ÖDK Göstergesi: Kullanılacak olan ÖDK göstergesi seçilir. Kasadan personele verilen avans işlemlerinde kullanılır.
• Ric. İşl.Snfl: İşlem tipine bağlı olarak ticari işlem sınıfı seçilir.
• Ana Hesap: Bu alanda işlemlerde sabit bir ana hesap belirlemek için kullanılır. Tayin edilen hesap kayıt işlemlerinde ön ayar olarak gelecektir. Kayıt aşamasında hesap değiştirilebilir veya bu alanda herhangi bir hesap belirlemeyerek kasa kayıt işleminde kullanıcı tarafından ilgili hesabın seçilmesi sağlanır.
• Vr(Vergi Göstergesi): Bu alana ön ayar olarak bir vergi göstergesi tayini için kullanılır. Tayin edilen vergi oranı kayıt sırasında değiştirilebilir.
• Kasa Defter Ticari İşlemi: Bu kısımda ticari işlemin açıklaması girilir.
• Ti Blokajı: Ticari işleme kayıt atılmaması için bloke edilmesi istenen durumlarda kullanılır.
• Hsp. Deştb: Ana hesap alanına ve vergi alanlarına girilen değerlerin kayıt aşamasında kullanıcı tarafından değişitirilebilmesi için seçilmelidir.

KASA DEFTERİ İÇİN YAZDIRMA PARAMETRELERİNİN TANIMLANMASI

Bu alanda kasa modülünde yapılan işlemlerin makbuz, tediye fişi gibi muhasebe fişleri veya benzeri çıktılar alınması için çıktılar tanımlanmaktadır.

Menü Kodu: FBCJC3
Menü Yolu: SPRO / Mali Muhasebe(yeni) / Banka Muhasebesi / Ticari İşlemler / Kasa Defteri / Kasa Defteri için Yazdırma Parametrelerini tanımla

Çıktılar araç çubuğunda yer alan yeni girişler butonuna basılarak şirket koduna tayin edilerek işlem kayıt edilir.

SAP ile ilgili daha fazla bilgi için SAP Web Sitesine buradan ulaşabilirsiniz.