Son yıllarda IT ve SAP sektörleri, yalnızca teknolojik yeniliklerle değil, aynı zamanda insan kaynağı dinamikleriyle de büyük bir dönüşüm geçiriyor. Kariyer yolculukları artık bir şirkette uzun yıllar kalmaktan çok, yeni fırsatları keşfetme ve sürekli öğrenme odaklı bir yapıya dönüşüyor. Özellikle dijital dönüşüm projelerinin yoğunluğu, esnek çalışma modellerinin yaygınlaşması ve yetenekli profesyonellere olan talebin artması, bu hareketliliği hızlandıran önemli faktörlerden biri.
Bu iş değiştirme trendi, onboarding süreçlerinin önemini her zamankinden daha fazla artırıyor. Çalışanların şirket kültürüne hızlı bir şekilde adapte olabilmesi, gerekli araç ve süreçleri etkili bir şekilde öğrenmesi, hem çalışanların hem de işverenlerin başarıya ulaşması için kritik hale geliyor. Bu yazımda, güçlü bir SAP Onboarding sürecinin nasıl oluşturulabileceğini keşfedeceğiz.
1. Mevcut SAP Ortamı (Current SAP Landscape)
Yeni başladığınız bir iş yerinde sorumlu olduğunuz, yada çalıştığınız SAP bölümünde ilk yapmanız gereken, mevcut SAP Sisteminizin ortamını öğrenmek olmalıdır. Mevcut SAP Ortamları ana maddesini aşağıdaki alt maddeler ile detaylandırabilirsiniz.
a. SAP Sisteminin Kullanıldığı Süreçler ve Lokasyonlar
SAP onboarding sürecinin en kritik aşamalarından biri, çalışanların SAP sisteminin kullanıldığı süreçler ve bu süreçlerin gerçekleştiği lokasyonlar hakkında bilgi sahibi olmasıdır. SAP, finans, lojistik, üretim, insan kaynakları ve tedarik zinciri gibi geniş bir yelpazede operasyonel süreçleri optimize eder. Bu süreçlerin hangi bölümler tarafından yürütüldüğünü, hangi lokasyonlarda aktif olarak kullanıldığını ve işleyişteki kritik temas noktalarını anlamak, yeni çalışanların iş süreçlerine hızlıca adapte olmasını sağlar. Örneğin, üretim süreçlerinin yönetildiği SAP PP modülünün bir fabrikanın hangi bölümlerinde ve nasıl kullanıldığı ya da finansal işlemlerin yürütüldüğü SAP FI modülünün merkez ofisle bağlantısı gibi detaylar, çalışanların sisteme ve şirkete değer katmasını kolaylaştırır. Bu bilgilerle desteklenen bir onboarding süreci, çalışanların hem süreçleri kavramasını hem de SAP kullanımında yetkinlik kazanmasını hızlandırır.
b. SAP Sistem Topolojisi (SAP System Landscape)
SAP onboarding sürecinin önemli bir parçası, yeni çalışanların SAP sistem topolojisini (SAP System Landscape) anlamasıdır. SAP sistem topolojisi, şirketin kullandığı SAP sistemlerinin geliştirme (Development – DEV), test (Quality Assurance – QAS) ve üretim (Production – PRD) ortamları arasındaki yapıyı ifade eder. Bu üç katmanlı yapı, sistemin stabil ve güvenilir bir şekilde çalışmasını sağlamak için tasarlanmıştır. Yeni çalışanların, değişikliklerin önce geliştirme ortamında yapıldığını, ardından test ortamında doğrulandığını ve nihayet üretim ortamına geçirildiğini anlaması, süreçlerin neden bu kadar titizlikle yönetildiğini kavramalarına yardımcı olur. Ayrıca, hangi kullanıcıların hangi sistemlere erişim yetkisi olduğu, bu ortamlar arasındaki veri ve iş süreçlerinin nasıl aktarıldığı gibi bilgiler, sistemde hatasız ve etkili bir şekilde çalışabilmeleri için kritik önem taşır. Bu bilgilere hakim bir onboarding süreci, çalışanların hızlı bir şekilde katkı sağlayabilmesini ve sistem güvenliğini artırır.
c. Kullanılan SAP Sistem ve Modüllerinin Versiyonları
SAP onboarding sürecinde, yeni çalışanların şirketin kullandığı SAP sistem ve modüllerinin versiyonlarına hakim olması kritik bir adımdır. SAP, sürekli gelişen bir yazılım ekosistemine sahip olduğu için kullanılan sistemlerin ve modüllerin versiyonları, organizasyonun dijital dönüşüm seviyesini yansıtır. Örneğin, şirketin SAP ECC mi yoksa S/4HANA mı kullandığı, kullanıcı deneyimini ve sistemin işlevselliğini doğrudan etkiler. Aynı şekilde, finans (FI), lojistik (MM, SD), insan kaynakları (HCM) ya da üretim (PP) gibi modüllerin hangi versiyonlarının kullanıldığı, bu modüllerin özellikleri ve entegrasyon noktaları hakkında bilgi sahibi olmayı gerektirir. Çalışanlara bu versiyonlara ilişkin detaylı bilgi sağlamak, onların sistemin kapasitesini doğru bir şekilde değerlendirmesine ve yeniliklere hızlıca uyum sağlamasına yardımcı olur. Bu adım, sadece operasyonel süreçlerde etkinliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda sistem yükseltme veya yeni modül uygulama süreçlerinde proaktif bir katılım sağlar.
d. Entegrasyonlar (Integrations)
SAP onboarding sürecinde, çalışanların SAP sistemlerinin diğer yazılımlar ve sistemlerle olan entegrasyonlarına dair bilgi edinmesi, iş süreçlerinin bütünlüğünü anlamaları açısından oldukça önemlidir. SAP sistem entegrasyonları, genellikle ERP ile CRM, MES, WMS gibi diğer kritik sistemler arasındaki veri alışverişini kapsar. Örneğin, SAP’nin tedarik zinciri modülleri (MM, SD) ile depo yönetim sistemleri (WMS) arasında gerçekleşen entegrasyonlar, stok hareketlerinin ve sipariş süreçlerinin gerçek zamanlı olarak izlenmesini sağlar. Benzer şekilde, SAP’nin üretim modülü (PP) ile üretim yürütme sistemleri (MES) arasındaki bağlantı, üretim süreçlerinin hatasız ve verimli bir şekilde yürütülmesini mümkün kılar. Çalışanların bu entegrasyonların nasıl çalıştığını, hangi teknolojilerin (ör. IDoc, BAPI, API) kullanıldığını ve iş süreçlerindeki rollerini anlaması, hem operasyonel süreçlere adaptasyonu hızlandırır hem de sistemler arası sorun çözme yetkinliklerini artırır. Entegrasyonlara dair güçlü bir bilgi altyapısı, çalışanların SAP ekosisteminde daha etkin rol oynamasını sağlar.
e. SAP Sisteminde Bulunan Özelleştirmeler (Customizations)
SAP onboarding sürecinin önemli bir parçası, şirketin ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş SAP sistemlerinin ve bu özelleştirmelerin iş süreçlerine etkisinin yeni çalışanlara aktarılmasıdır. Standart SAP çözümleri çoğu iş ihtiyacını karşılamakla birlikte, şirketlerin rekabet avantajı elde etmek veya özel gereksinimlerini karşılamak için sistem üzerinde çeşitli özelleştirmeler yapması gerekebilir. Bu özelleştirmeler, genellikle ABAP ile geliştirilen özel raporlar, kullanıcıya özel ekranlar, iş akışları veya entegrasyon senaryolarını içerir. Yeni çalışanların, kullanılan bu özelleştirmelerin kapsamını, işletim mantığını ve SAP’nin standart özellikleriyle nasıl entegre olduğunu anlaması, günlük iş süreçlerinde sistemden en iyi şekilde faydalanmalarını sağlar. Ayrıca, özelleştirme süreçlerinde kullanılan Z kodları, müşteri fonksiyonları veya yapılandırmalar gibi bileşenlere hakim olmak, çalışanların sistem üzerinde daha etkin ve bilinçli hareket etmelerine yardımcı olur. Güçlü bir onboarding süreci, bu özelleştirmelerin doğru bir şekilde tanıtılmasıyla çalışanların hızlı uyumunu ve üretkenliğini artırır.
f. SAP Sistemi Altyapı (Infrastructure)
SAP onboarding sürecinin önemli bir bileşeni, çalışanların SAP sistem altyapısını (infrastructure) anlamasıdır. SAP’nin işleyişini destekleyen altyapı, sistem performansı, güvenilirliği ve erişilebilirliği açısından kritik rol oynar. Şirketin kullandığı altyapı, genellikle yerel veri merkezlerinde barındırılan on-premise sistemler, bulut tabanlı çözümler (SAP HANA Enterprise Cloud veya diğer bulut sağlayıcıları) ya da hibrit bir yapı şeklinde olabilir. Ayrıca, sunucular, veri tabanları, ağ bileşenleri ve güvenlik protokollerinin nasıl yapılandırıldığı da altyapının temel taşlarını oluşturur. Yeni çalışanların bu altyapıyı anlaması, sistemin kapasitelerini daha etkin kullanmalarını, performans sorunlarını tanımlamalarını ve gerektiğinde teknik ekiplerle daha etkili iletişim kurmalarını sağlar. Onboarding sürecinde, altyapıya dair net bir bilgi aktarımı, çalışanların hem sistemin teknolojik temellerini kavramasına hem de iş süreçlerine daha bilinçli bir şekilde katkıda bulunmasına yardımcı olur.
g. SAP Sistem Performansı ve Kararlık Metrikleri (Performance and Stability)
SAP onboarding sürecinde, çalışanların sistem performansı ve kararlılığıyla ilgili temel metriklere hakim olması, sistemin verimli kullanımı açısından büyük önem taşır. SAP sistem performansı, genellikle yanıt süreleri, işlem hacmi, sistem kaynaklarının kullanım oranları (CPU, bellek, disk) gibi metriklerle ölçülür. Kararlılık ise sistem kesinti süreleri, hata oranları ve sistemin yoğun yük altındaki dayanıklılığı gibi faktörlerle değerlendirilir. Çalışanların bu metriklerin ne anlama geldiğini ve hangi araçlarla izlenebildiğini öğrenmesi, performans sorunlarını erken tespit ederek çözüm süreçlerine katkıda bulunmalarını sağlar. Örneğin, SAP’nin Solution Manager veya üçüncü taraf performans izleme araçları, bu verilerin izlenmesinde yaygın olarak kullanılır. Performans ve kararlılık metriklerine dair bilgi aktarımı, çalışanların sistemin güvenilirliğini artıracak önlemler almasına ve iş süreçlerinin kesintisiz devam etmesine yardımcı olur.
2. Paydaşlar, İş İhtiyaçları ve Memnuniyet
SAP onboarding süreci, organizasyonun farklı paydaşları ve iş ihtiyaçlarının doğru bir şekilde belirlenip karşılanması gereken kritik bir dönemdir. Bu süreçte, SAP sistemine dahil olan paydaşlar arasında IT departmanı, iş birimi liderleri, kullanıcılar ve yöneticiler gibi çeşitli gruplar bulunur. Her bir paydaşın farklı ihtiyaçları ve beklentileri olduğu için, sistemin başarılı bir şekilde entegrasyonu, bu ihtiyaçların dikkatlice analiz edilmesine ve her paydaşın süreçlere dahil edilmesine dayanır. İş ihtiyaçlarının doğru bir şekilde anlaşılması, SAP sisteminin iş süreçlerine en uygun şekilde adapte edilmesini sağlar. Ayrıca, kullanıcı memnuniyetini artırmak için doğru eğitimlerin verilmesi ve sürekli destek sağlanması önemlidir. SAP onboarding süreci, paydaşlar arasında güçlü bir iletişim ve iş birliği gerektirirken, uzun vadede sistemin etkinliğini ve organizasyon genelindeki verimliliği de artırır.
a. SAP Çözümünün kritik paydaşları
SAP onboarding sürecinde, SAP çözümünün başarısı büyük ölçüde kritik paydaşların etkili katılımına ve iş birliğine bağlıdır. Bu paydaşlar, genellikle IT departmanı, proje yöneticileri, iş birimi liderleri, üst yönetim ve nihai kullanıcılar gibi farklı gruplardan oluşur. IT departmanı, sistemin teknik altyapısını ve entegrasyonunu sağlamakla sorumluyken, iş birimi liderleri(Process Owner ve/veya Key User), SAP çözümünün günlük iş süreçlerine uygunluğunu ve iş ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde yapılandırılmasını denetler. Üst yönetim, proje bütçesi ve zamanlaması gibi stratejik kararlarla süreci yönlendirirken, nihai kullanıcılar, sistemin kullanımını ve benimsenmesini doğrudan etkileyen en önemli paydaşlardır. Bu paydaşların her biri, SAP çözümünün hem kısa vadeli başarısı hem de uzun vadeli sürdürülebilirliği açısından kritik öneme sahiptir. Etkin iletişim ve sürekli geri bildirim, paydaşların rollerinin ve beklentilerinin doğru bir şekilde yönetilmesi için önemlidir.
b. SAP ile ilgili kritik iş ihtiyaçları ve hedefleri
SAP onboarding sürecinde, SAP çözümünün etkin bir şekilde uygulanabilmesi için iş ihtiyaçlarının doğru bir şekilde tanımlanması ve hedeflerin net bir şekilde belirlenmesi kritik öneme sahiptir. İş ihtiyaçları, organizasyonun farklı departmanlarının gereksinimlerine göre şekillenir ve her departmanın iş süreçlerine uygun çözümler geliştirilmesi gerekir. Örneğin, finans departmanı için muhasebe ve raporlama süreçlerinin otomatikleştirilmesi, üretim departmanı için envanter yönetiminin iyileştirilmesi ve insan kaynakları için çalışan verilerinin entegrasyonu gibi spesifik ihtiyaçlar ön plana çıkabilir. SAP sisteminin hedefleri ise genellikle iş süreçlerinin daha verimli hale getirilmesi, maliyetlerin düşürülmesi, veri doğruluğunun artırılması ve organizasyon genelinde şeffaflığın sağlanması olarak belirlenir. Bu hedeflere ulaşabilmek için sistemin doğru yapılandırılması, uygun modüllerin seçilmesi ve kullanıcıların ihtiyaçlarına yönelik özelleştirmeler yapılması gerekir. SAP onboarding sürecinin başarısı, bu iş ihtiyaçlarının ve hedeflerin doğru bir şekilde analiz edilmesi, etkili bir şekilde uygulanması ve sürekli olarak gözden geçirilmesiyle sağlanır.
c. Paydaşların ve son kullanıcıların memnuniyeti
SAP onboarding sürecinde, kullanıcıların SAP sistemine adaptas, yalnızca teknik eğitimle değil, aynı zamanda onların iş süreçlerine nasıl katkı sağladığı ve günlük görevlerinde nasıl verimlilik yaratacağı konusunda net bir anlayış geliştirmeleriyle mümkündür. Son kullanıcıların sistemle ilgili temel becerileri kazanmasının yanı sıra, onlara sağlanan sürekli eğitim ve destek, öğrenme sürecinin başarıyla tamamlanmasında kritik rol oynar. Eğitim içeriklerinin kullanıcıların iş ihtiyaçlarına ve SAP sistemindeki modüllere özel olarak özelleştirilmesi, öğrenmeyi daha etkili hale getirir. Ayrıca, eğitim sonrası destek ve soru-cevap oturumları, kullanıcıların karşılaştıkları sorunları hızlıca çözmelerine ve sistemle ilgili daha fazla bilgi edinmelerine olanak tanır. Paydaşlar açısından ise, SAP çözümünün sunduğu işlevlerin öğrenilmesi, iş süreçlerinin optimize edilmesi ve sistemin stratejik hedeflere ulaşmadaki rolü, memnuniyetin artırılmasına katkı sağlar. Sürekli öğrenme ve geri bildirim süreçleri, SAP onboarding sürecinin her aşamasında kullanıcı ve paydaş memnuniyetini sağlamada önemli bir faktördür.
3. IT ve SAP Birimi Organizasyon Şeması ve Görev Tanımları
SAP onboarding sürecinde, IT ve SAP birimlerinin organizasyon şeması ve görev tanımları hakkında net bir anlayış sağlamak, çalışanların sorumluluklarını ve iş akışlarını doğru bir şekilde kavramasına yardımcı olur. Organizasyon şeması, SAP projelerinde yer alan kilit rollerin ve ekiplerin birbirleriyle olan ilişkisini görselleştirir. Örneğin, SAP fonksiyonel danışmanları modüllerin iş süreçlerini desteklerken, teknik danışmanlar (ABAP geliştiriciler) sistem özelleştirmeleri ve geliştirmeler üzerinde çalışır. SAP Basis yöneticileri ise sistem altyapısı, güvenlik ve kullanıcı erişimi gibi teknik konularla ilgilenir. Ayrıca, destek ekipleri (support teams), sistemin günlük operasyonlarını sürdürmek ve kullanıcı sorunlarını çözmek için kritik bir role sahiptir. Bu görev tanımlarını ve organizasyonel yapıyı onboarding sürecinde net bir şekilde sunmak, çalışanların doğru kişilerle iş birliği yapmasını ve sorumluluklarını etkin bir şekilde yerine getirmesini sağlar. Bu yapı, aynı zamanda iletişim kanallarını açık tutarak ekipler arası uyumu güçlendirir.
a. IT Organizasyon Yapısı ve Takımlar
SAP onboarding sürecinin verimli bir şekilde ilerlemesi için, çalışanların IT organizasyon yapısını ve SAP ile ilgili görev alan takımları tanıması oldukça önemlidir. SAP projeleri ve operasyonları, genellikle fonksiyonel danışmanlar, teknik danışmanlar (ABAP geliştiriciler), sistem yöneticileri (Basis), proje yöneticileri ve destek ekiplerinden oluşan disiplinler arası bir iş birliği gerektirir. Bunun yanı sıra, IT organizasyonu içinde ağ, güvenlik ve veri yönetimi gibi farklı alanlarda uzmanlaşmış ekiplerle de yakın temas gerekebilir. Çalışanların hangi takımın hangi sorumluluklara sahip olduğunu ve olası bir problemde doğru ekiple nasıl iletişim kurabileceklerini öğrenmeleri, hem sorumluluklarının netleşmesini hem de ekip içi iş birliğinin güçlenmesini sağlar. Bu bilgilendirme, hem SAP sistemlerine adaptasyonu hızlandırır hem de organizasyonel süreçlerde etkin bir rol üstlenmelerine olanak tanır.
b. Takım Rolleri ve Sorumlulukları
SAP onboarding sürecinin önemli bir bileşeni, takım rollerinin ve sorumluluklarının net bir şekilde tanımlanmasıdır. SAP projelerinde başarı, farklı uzmanlık alanlarına sahip ekiplerin koordineli çalışmasına bağlıdır. SAP fonksiyonel danışmanları, şirketin iş süreçlerini analiz ederek ilgili modüllerin (FI, MM, SD vb.) doğru yapılandırılmasını sağlar. Teknik danışmanlar (ABAP geliştiriciler), sistem ihtiyaçlarına göre özelleştirme ve entegrasyon çözümleri geliştirir. SAP Basis uzmanları ise sistemin altyapısını yönetir, güvenlik ve erişim kontrollerini sağlar. Proje yöneticileri, ekip üyeleri arasındaki iş birliğini koordine ederken, destek ekipleri (support teams) günlük operasyonların sorunsuz işlemesinden ve kullanıcı sorunlarının çözümünden sorumludur. Bu rollerin ve sorumlulukların onboarding sürecinde çalışanlara net bir şekilde aktarılması, ekip içi uyumu artırarak, çalışanların katkı sağlama süresini kısaltır ve projelerin daha verimli bir şekilde ilerlemesine olanak tanır.
c. Takım Üyelerinin Becerileri ve Geliştirilecek Yönleri
SAP onboarding sürecinde, mevcut takım üyelerinin becerilerinin değerlendirilmesi ve geliştirilecek yönlerinin belirlenmesi, hem ekip içi iş birliğini artırır hem de projelerin başarısına katkı sağlar. SAP projelerinde yer alan ekip üyelerinin güçlü yönleri, örneğin iş süreçlerini modelleme, sistem yapılandırma, kod geliştirme veya problem çözme becerileri, projelerin ilerlemesini kolaylaştırır. Ancak, her ekip üyesinin gelişime açık olduğu alanlar da olabilir. Örneğin, bir fonksiyonel danışmanın analitik becerileri güçlü olabilir, ancak teknik araçları kullanma veya raporlama konularında desteğe ihtiyaç duyabilir. Teknik ekipteki bir geliştirici, kodlama konusunda uzmanlaşmış olsa da, iş süreçlerini daha iyi anlamak için eğitim alabilir. Onboarding sürecinde bu değerlendirmeler yapılarak, üyelerin güçlü yönleri pekiştirilebilir ve ihtiyaç duydukları alanlarda gelişmeleri için eğitim programları veya mentorluk desteği sağlanabilir. Bu yaklaşım, takımın kolektif yetkinliğini artırarak SAP projelerinde daha güçlü bir performans sergilemesine olanak tanır.
4. Dış Kaynaklar(Danışmanlar, Tedarikçiler)
SAP onboarding sürecinde, dış kaynak danışmanlar ve tedarikçilerle olan ilişkilerin ve süreçlerin yönetimi, projenin başarısı için kritik bir unsurdur. Dış kaynak danışmanlar genellikle spesifik teknik uzmanlık veya proje bazlı destek sağlarken, tedarikçiler, lisanslama, altyapı ekipmanları veya üçüncü taraf yazılımlar gibi ihtiyaçları karşılar. Yeni çalışanların, bu danışmanların ve tedarikçilerin rollerini, sorumluluklarını ve şirketle nasıl bir iş birliği içinde olduklarını anlaması önemlidir. Örneğin, bir danışmanın SAP S/4HANA geçiş projesindeki rolü ya da bir tedarikçinin SAP sistemini destekleyen donanımları sağlama süreçleri gibi detaylar onboarding sürecinde netleştirilmelidir. Ayrıca, dış kaynaklarla iletişim protokollerinin ve sorumluluk sınırlarının belirlenmesi, süreçlerde olası aksaklıkların önüne geçer. Bu bilgilendirme, çalışanların dış paydaşlarla etkili bir iş birliği kurmasını ve organizasyonun hedeflerine katkı sağlamasını kolaylaştırır.
a. Dış Kaynak Danışman Rolleri ve Ekip Büyüklükleri
SAP onboarding sürecinde, dış kaynak danışmanların rolleri ve ekip büyüklüklerinin netleştirilmesi, proje yönetimi ve kaynak planlaması açısından büyük önem taşır. Dış kaynak danışmanlar, genellikle uzmanlık gerektiren alanlarda destek sağlamak üzere projeye dahil edilir. Örneğin, SAP S/4HANA geçişi sırasında bir dönüşüm danışmanı, sistem mimarisi tasarımı ve veri migrasyonu süreçlerini yönetirken; teknik bir danışman, özel geliştirmeler ve entegrasyonlar üzerinde çalışabilir. Bu danışmanların görev dağılımı, proje aşamalarına göre değişiklik gösterebilir. Ayrıca, dış kaynak ekibinin büyüklüğü, projenin kapsamı ve zaman çizelgesine bağlı olarak belirlenir. Büyük ölçekli bir projede, birkaç farklı modül üzerinde çalışan 10-15 kişilik bir dış kaynak ekibi yer alabilirken, daha küçük çaplı projelerde bu sayı 2-3 kişiyle sınırlı kalabilir. Onboarding sürecinde, dış kaynak ekibinin yapısının ve rolleriyle sorumluluklarının çalışanlara açıkça aktarılması, hem iletişim sürecini kolaylaştırır hem de ekipler arası koordinasyonu güçlendirir.
b. Tedarikçi Bazlı Yıllık Harcama Limitleri/Bütçeleri
SAP onboarding sürecinde, tedarikçi bazlı yıllık harcama limitleri ve bütçeler hakkında bilgi sağlanması, maliyet kontrolü ve bütçe yönetimi açısından önemlidir. SAP sisteminin işletilmesi ve desteklenmesi için kullanılan yazılım lisansları, bulut hizmetleri, altyapı ekipmanları ve üçüncü taraf çözümler gibi giderler, genellikle belirli tedarikçilere bağlı olarak planlanır. Bu süreçte, çalışanların her bir tedarikçinin sunduğu hizmetlerin kapsamını, maliyetlerini ve yıllık bütçedeki payını anlaması, maliyet analizleri ve tedarikçi ilişkilerinin yönetiminde katkı sağlamalarını kolaylaştırır. Örneğin, bir bulut sağlayıcısıyla yapılan anlaşmanın yıllık harcama limiti veya bir donanım tedarikçisine ayrılan bütçe gibi bilgiler, satın alma süreçlerinde karar almayı destekler. Onboarding sürecinde bu detaylara yer verilmesi, çalışanların bütçe farkındalığını artırarak, kaynakların daha verimli kullanılmasına ve maliyetlerin kontrol altında tutulmasına katkıda bulunur.
c. Mevcut Tedarikçi Anlaşmaları
SAP onboarding sürecinde mevcut tedarikçi anlaşmalarının detaylarının çalışanlarla paylaşılması, hem sistem yönetimi hem de iş sürekliliği açısından kritik bir rol oynar. SAP projelerinde yazılım lisansları, bakım hizmetleri, bulut altyapısı ve donanım gibi ihtiyaçların karşılanması için tedarikçilerle yapılan anlaşmalar, organizasyonun operasyonel yapısını doğrudan etkiler. Bu anlaşmaların kapsamı; hizmet seviyeleri (SLA), destek süreçleri, teslimat süreleri ve mali koşulları içerir. Örneğin, belirli bir tedarikçi ile yapılan anlaşmanın, SAP lisans güncellemeleri ve düzenli sistem bakımları gibi konuları kapsayıp kapsamadığı önemli bir bilgidir. Ayrıca, anlaşma süreleri, yenileme koşulları ve tedarikçilerin iletişim noktaları da onboarding sürecinde çalışanlara aktarılmalıdır. Bu bilgiler, çalışanların mevcut tedarikçi ilişkilerini daha iyi anlamalarını, gerektiğinde doğru iletişim kanallarını kullanmalarını ve organizasyonun operasyonel süreçlerine etkin bir şekilde katkıda bulunmalarını sağlar.
d. Tedarikçi Performans Değerlendirmeleri
SAP onboarding sürecinde, tedarikçi performans değerlendirmelerinin nasıl yapıldığının açıklanması, çalışanların tedarikçi ilişkilerini daha iyi yönetmesine yardımcı olur. Tedarikçi performans değerlendirmeleri, hizmet kalitesinin, zamanında teslimatın ve maliyet etkinliğinin analiz edilmesini içerir. Örneğin, bir tedarikçinin SLA (Hizmet Seviyesi Anlaşması) taahhütlerini yerine getirip getirmediği, sistem kesintilerinin ne kadar sürede çözüldüğü ve sunulan destek hizmetlerinin kullanıcı ihtiyaçlarına ne kadar uyum sağladığı değerlendirme kriterleri arasında yer alabilir. Bu süreçlerde, puanlama sistemleri, geri bildirim toplantıları veya düzenli performans raporları gibi araçlar kullanılabilir. Onboarding sürecinde bu değerlendirme mekanizmalarının çalışanlara tanıtılması, hem performans sorunlarının daha hızlı tespit edilmesini hem de organizasyonun tedarikçi ilişkilerini daha verimli yönetmesini sağlar. Etkili bir değerlendirme süreci, yalnızca mevcut iş birliğinin iyileştirilmesine değil, aynı zamanda gelecekte yapılacak anlaşmalarda daha güçlü bir müzakere pozisyonu elde edilmesine de katkı sunar.
5. SAP Sistemleri Bakım ve Geliştirme Faaliyetleri
SAP onboarding sürecinde, SAP sistemlerinin bakım ve geliştirme faaliyetlerinin tanıtılması, çalışanların sistemin işleyişine ve sürekli iyileştirme süreçlerine dair net bir anlayış kazanmasını sağlar. Bakım faaliyetleri, düzenli sistem izleme, hata düzeltmeleri, performans optimizasyonu ve güvenlik yamalarının uygulanması gibi işlemleri içerir. Geliştirme faaliyetleri ise organizasyonun iş ihtiyaçlarını karşılamak için yeni özelliklerin eklenmesini, mevcut süreçlerin iyileştirilmesini ve kullanıcı deneyiminin artırılmasını hedefler. Onboarding sürecinde bu faaliyetlerin planlanma, yürütme ve değerlendirme adımları hakkında bilgi verilmesi, yeni çalışanların SAP ekosisteminde aktif bir rol üstlenmelerini kolaylaştırır. Ayrıca, bakım ve geliştirme süreçlerinde kullanılan araçlar ve sorumlulukların netleştirilmesi, ekip içinde daha etkili bir iş birliği ortamı oluşturur.
a. Mevcut Destek Yapısı
SAP onboarding sürecinde dış kaynak danışmanların destek yapısının net bir şekilde anlaşılması, çalışanların doğru kaynaklardan hızlı ve etkili şekilde destek almasını sağlar. Dış kaynak danışmanlar genellikle proje gereksinimlerine göre yapılandırılmıştır ve fonksiyonel, teknik ya da stratejik alanlarda destek sunar. Örneğin, bir S/4HANA dönüşüm projesinde, veri transferi ve sistem konfigürasyonu için teknik uzmanlar, süreç analizleri ve çözüm önerileri için ise fonksiyonel danışmanlar görev alabilir. Bu destek yapısı, genellikle belirli bir hiyerarşi veya iletişim kanalı üzerinden işler; örneğin, danışman ekibin liderine öncelikli sorunlar iletilirken, günlük operasyonel ihtiyaçlar ilgili danışmanlara yönlendirilir. Onboarding sürecinde bu yapı ve iletişim akışının tanıtılması, çalışanların dış kaynak ekibiyle iş birliğini optimize etmelerine ve organizasyonun SAP sistemleri üzerinde daha verimli bir şekilde çalışmasına olanak tanır. Ayrıca, dış kaynak danışmanlarla yapılacak düzenli toplantılar ve raporlama süreçleri, destek yapısının daha etkin kullanılmasını sağlar.
b. Change Request(Değişiklik Talebi) ve Incident(Olay) Süreçleri
SAP onboarding sürecinde, Change Request (Değişiklik Talebi) ve Incident (Olay) yönetim süreçlerinin tanıtılması, yeni çalışanların sistem üzerinde değişiklik ve sorun çözüm süreçlerini daha etkin bir şekilde anlamalarını sağlar. Change Request süreçleri, mevcut SAP sisteminde yapılacak yeni geliştirmeler, iyileştirmeler veya sistem değişikliklerinin yönetimini kapsar. Bu süreçte, talepler genellikle iş birimlerinden gelir, değerlendirme ve onay aşamalarından geçtikten sonra teknik ekipler tarafından uygulanır. Incident yönetimi ise, sistemde meydana gelen hata, kesinti veya beklenmeyen sorunların hızla tespit edilip çözülmesini içerir. Incident’ler genellikle bir destek portalı veya sistem üzerinden kaydedilir ve önem derecesine göre önceliklendirilir. Onboarding sürecinde bu iki kritik sürecin detaylı bir şekilde açıklanması, çalışanların SAP ekosistemindeki sorunları yönetme ve iş ihtiyaçlarına uygun değişiklik taleplerini iletme becerilerini geliştirmelerine yardımcı olur. Etkili bir Change Request ve Incident yönetimi, sistem performansını ve iş sürekliliğini artırmanın temel unsurlarıdır.
c. Uygulanan güncelleme veya yamaların sıklığı ve türleri
SAP onboarding sürecinde, sistemde uygulanan güncellemelerin ve yamaların sıklığı ile türlerinin tanıtılması, çalışanların sistemin bakım ve iyileştirme süreçlerini anlamalarına yardımcı olur. SAP sistemlerinde güncellemeler genellikle üç ana kategoriye ayrılır: düzenli sistem bakım yamaları, güvenlik yamaları ve işlevsel güncellemeler. Düzenli bakım yamaları, sistem kararlılığını artırmak ve küçük hataları düzeltmek için belirli aralıklarla uygulanır. Güvenlik yamaları ise, SAP sistemlerini potansiyel tehditlerden korumak amacıyla öncelikli olarak devreye alınır. İşlevsel güncellemeler, yeni özellikler eklemek veya mevcut işlevleri geliştirmek için yapılır ve genellikle organizasyonel gereksinimlere bağlı olarak planlanır. Güncellemelerin sıklığı, sistemin yapısına ve organizasyonun gereksinimlerine bağlı olarak değişebilir; örneğin, kritik güvenlik yamaları aylık olarak uygulanabilirken, geniş çaplı işlevsel güncellemeler yıllık veya proje bazlı gerçekleşir. Onboarding sürecinde bu detayların paylaşılması, çalışanların sistem güncellemelerinin etkilerini anlamalarını ve bu süreçlere uyum sağlamalarını kolaylaştırır.
d. Proje Portföyü ve Proje Durumları
SAP onboarding sürecinde proje portföyünün tanıtılması, çalışanların organizasyonun stratejik önceliklerini ve mevcut SAP projelerinin kapsamını anlamalarını sağlar. Proje portföyü, aktif projelerden tamamlanmış projelere ve gelecekte planlanan girişimlere kadar geniş bir yelpazeyi kapsar. Örneğin, bir S/4HANA dönüşüm projesi, mevcut sistemlerin modernize edilmesini hedeflerken; bir veri analitiği projesi, iş süreçlerinde daha iyi kararlar alınması için raporlama ve analitik araçların entegrasyonunu içerebilir. Ayrıca, bölgesel genişleme veya uyumluluk projeleri gibi spesifik iş gereksinimlerine yönelik çalışmalar da portföyde yer alabilir. Onboarding sürecinde bu projelerin önceliklerinin, paydaşlarının ve temel başarı kriterlerinin paylaşılması, çalışanların organizasyonun SAP ekosistemindeki hedefleriyle uyum sağlamasına yardımcı olur. Bu yaklaşım, yeni çalışanların projelere hızlı bir şekilde dahil olmasını ve iş süreçlerine etkin bir katkı sağlamasını destekler.
e. Araçlar ve Dokümantasyon
SAP onboarding sürecinde, IT birimi tarafından kullanılan araçların ve dokümantasyonun tanıtılması, yeni çalışanların iş süreçlerine daha hızlı uyum sağlamalarını destekler. IT ekipleri, sistem yönetimi, sorun takibi, değişiklik yönetimi ve proje koordinasyonu için çeşitli araçlar kullanır. Örneğin, SAP Solution Manager, sistem izleme ve proje yönetimi için yaygın olarak tercih edilirken; ServiceNow, İvanti veya Jira gibi araçlar, incident ve change request yönetimi için kullanılabilir. Ayrıca, teknik dokümantasyonlar, yapılandırma rehberleri, kullanıcı el kitapları ve çözüm şablonları gibi kaynaklar, çalışanların sistemle ilgili detaylı bilgi edinmesini kolaylaştırır. Onboarding sürecinde bu araçların nasıl kullanılacağı ve dokümantasyonun nerede bulunabileceği ile ilgili kapsamlı bir bilgilendirme yapılması, çalışanların bağımsız bir şekilde sorunları çözmesine ve süreçlere aktif katılım sağlamasına olanak tanır. Bu yaklaşım, hem bireysel performansı hem de ekip verimliliğini artırır.
6. Maliyetler
SAP onboarding sürecinde maliyetlerin yönetimi ve şeffaf bir şekilde aktarılması, çalışanların organizasyonun bütçe ve kaynak planlamasını anlamalarına katkı sağlar. SAP sistemlerinin işletilmesi, bakım faaliyetleri, lisanslama, bulut hizmetleri, altyapı yatırımları ve dış kaynak danışmanlık ücretleri gibi çeşitli maliyet kalemlerini içerir. Örneğin, bir SAP modülünün yıllık lisanslama maliyeti, bulut tabanlı çözümler için kullanılan depolama ve işlem kaynaklarının ücretleri veya dış kaynak danışmanlardan alınan proje bazlı hizmetler, toplam maliyetin büyük bir bölümünü oluşturabilir. Onboarding sürecinde bu maliyet kalemlerinin kategorilere ayrılarak detaylandırılması, çalışanların iş kararlarını maliyet bilinciyle almasını sağlar. Ayrıca, bütçe planlama süreçleri ve maliyet azaltma stratejilerinin tanıtılması, SAP sistemlerinin daha verimli bir şekilde yönetilmesine olanak tanır. Bu yaklaşım, organizasyonun finansal hedeflerine ulaşmasını ve kaynakların daha etkin kullanılmasını destekler.
a. Bakım ve Destek Maliyetleri
SAP onboarding sürecinde bakım ve destek maliyetlerinin çalışanlara tanıtılması, organizasyonun bütçe yönetimi ve hizmet sürekliliği konularında farkındalık yaratır. SAP sistemlerinin düzenli bakım faaliyetleri, performans izleme, hata düzeltmeleri, güvenlik yamaları ve sistem güncellemelerini içerirken, destek maliyetleri ise kullanıcı sorunlarına çözüm sağlama, dış kaynak danışman hizmetleri ve acil durum müdahalelerini kapsar. Örneğin, bir üçüncü taraf sağlayıcıdan alınan 7/24 destek hizmeti veya kritik bir kesintiyi çözmek için devreye alınan uzman ekiplerin maliyetleri, toplam bakım ve destek bütçesinde önemli bir yer tutar. Bu süreçte kullanılan araçların lisans ücretleri ve bakım personelinin maaşları da dikkate alınır. Onboarding sırasında bu maliyetlerin nasıl hesaplandığı, hangi kriterlere göre önceliklendirildiği ve maliyet kontrol stratejileri gibi bilgilerin paylaşılması, çalışanların bütçe bilinciyle hareket etmelerini ve kaynakların etkin kullanımına katkı sağlamalarını destekler.
b. Geliştirme ve Danışmanlık Maliyetleri
SAP onboarding sürecinde geliştirme maliyetlerinin detaylandırılması, çalışanların organizasyonun stratejik projelerine katkı sağlarken bütçe bilinci geliştirmelerine yardımcı olur. SAP geliştirme maliyetleri, genellikle yeni özelliklerin tasarımı, özel yazılım geliştirmeleri, modül konfigürasyonları, entegrasyon çalışmaları ve kullanıcı ihtiyaçlarına göre uyarlamaları içerir. Bu maliyetler, iç ekiplerin harcadığı zaman ve kaynakların yanı sıra dış kaynak danışmanlık hizmetleri ve kullanılan araçların lisans ücretlerini de kapsar. Örneğin, bir modülün özelleştirilmesi için yapılan geliştirme çalışmaları, hem teknik uzmanlık hem de test süreçleri gerektirdiğinden, maliyetli bir girişim olabilir. Ayrıca, proje süresine, kapsamına ve karmaşıklığına bağlı olarak bu giderler değişkenlik gösterebilir. Onboarding sürecinde bu maliyetlerin nasıl hesaplandığının ve hangi bütçe kalemlerine yansıtıldığının aktarılması, çalışanların projelere daha gerçekçi bir bakış açısıyla yaklaşmasını sağlar. Bu bilgilendirme, organizasyonun kaynaklarını verimli kullanmasını ve geliştirme faaliyetlerinden maksimum değer elde etmesini destekler.
c. Lisans Maliyetleri
SAP onboarding sürecinde lisans maliyetlerinin açıklanması, çalışanların SAP çözümlerinin sahip olma ve kullanım maliyetlerini daha iyi anlamalarına yardımcı olur. SAP lisans maliyetleri, genellikle kullanıcı sayısına, kullanılan modüllere ve sistemin işletim modeline (örneğin, bulut tabanlı ya da şirket içi sistemler) göre belirlenir. Örneğin, bir finans modülü için kullanıcı başına belirlenen lisans bedeli veya belirli bir süreç otomasyonu için gerekli ek lisanslar, toplam maliyetin önemli bir kısmını oluşturabilir. Ayrıca, lisans maliyetlerine yıllık bakım ve destek hizmetleri dahil edilebilir, bu da maliyetlerin sürdürülebilirliği açısından önemli bir unsurdur. Onboarding sürecinde bu maliyetlerin detaylarının aktarılması, çalışanların bütçe yönetimine dair bilgi sahibi olmalarını ve lisans kullanımlarını optimize etmelerini sağlar. Bu yaklaşım, organizasyonun lisans maliyetlerini kontrol altında tutmasına ve gereksiz harcamaları önlemesine olanak tanır.
d. Altyapı Maliyetleri
SAP onboarding sürecinde altyapı maliyetlerinin anlaşılması, çalışanların sistemin gereksinimlerini ve işletilmesi için gerekli olan yatırımları daha iyi kavramalarını sağlar. Altyapı maliyetleri, SAP sistemlerinin düzgün çalışabilmesi için gereken donanım, ağ altyapısı, veri depolama çözümleri ve güvenlik önlemleri gibi unsurları içerir. Örneğin, yüksek performanslı sunucular, veri merkezleri, ağ bileşenleri ve yedekleme sistemleri, SAP çözümlerinin verimli bir şekilde çalışabilmesi için gerekli olan altyapı öğeleridir ve bu unsurların kurulum ve işletme maliyetleri dikkate alınmalıdır. Ayrıca, bulut tabanlı çözümler kullanılıyorsa, bulut sağlayıcılarının altyapı hizmetleri de bu maliyetlere dahil edilir. Onboarding sürecinde bu altyapı yatırımlarının net bir şekilde aktarılması, çalışanların sistemin fiziksel ve dijital ihtiyaçlarını daha iyi anlamalarına ve altyapının optimizasyonuna yönelik stratejiler geliştirmelerine olanak tanır. Bu, uzun vadede operasyonel verimliliği artırarak, maliyetlerin daha etkin bir şekilde yönetilmesine katkı sağlar.
7. Risk ve Risk Yönetimi
SAP onboarding sürecinde risk ve risk yönetiminin önemi, sistemin başarılı bir şekilde uygulanması ve sürdürülebilirliği için kritik bir rol oynar. SAP projeleri, genellikle büyük çaplı, çok disiplinli ve karmaşık olduğundan, bu süreçte çeşitli riskler ortaya çıkabilir. Teknik riskler, veri kaybı, entegrasyon sorunları, sistem performansındaki düşüşler gibi sorunları kapsarken; organizasyonel riskler, değişim yönetimi, kullanıcı adaptasyonu ve eğitim eksiklikleri gibi faktörlere dayanabilir. Ayrıca, güvenlik riskleri, veri ihlalleri veya yetkisiz erişim gibi tehditlerle ilgili olabilir. Risk yönetimi, bu potansiyel tehditlerin tespit edilmesi, değerlendirilmesi ve önlenmesi için uygulanan stratejik bir yaklaşımdır. Onboarding sürecinde bu risklerin nasıl tanımlanacağı, önceliklendirileceği ve yönetileceği konusunda bilgi verilmesi, yeni çalışanların projelerde karşılaşabilecekleri zorlukları daha iyi anlamalarını sağlar. Risk yönetimi için belirli araçlar, prosedürler ve kriz durumlarında devreye alınacak adımların tanıtılması, organizasyonun güvenli bir şekilde SAP sistemlerine geçiş yapmasına ve sürdürülebilir bir yapı kurmasına yardımcı olur.
a. Belirlenen Temel Riskler
SAP onboarding sürecinde, başarılı bir geçiş ve sürdürülebilir bir sistem yönetimi için belirlenen temel risklerin tanımlanması büyük önem taşır. Bu riskler genellikle teknolojik, organizasyonel ve operasyonel alanlarda yoğunlaşır. Teknolojik riskler arasında, sistem entegrasyon hataları, yazılım uyumsuzlukları veya veri kaybı gibi sorunlar yer alır. Bu tür riskler, farklı sistemlerin birbirine düzgün bir şekilde bağlanmaması veya veri migrasyonu sırasında yaşanabilecek aksaklıklardan kaynaklanabilir. Organizasyonel riskler, çalışanların yeni sisteme adaptasyon süreciyle ilgilidir; kullanıcı eğitim eksiklikleri, değişim yönetimi stratejilerinin yetersizliği veya yönetim desteği eksikliği, projede gecikmelere veya başarısızlıklara yol açabilir. Operasyonel riskler ise, sistem kesintileri, yetersiz bakım ve destek süreçleri, altyapı sorunları veya güvenlik tehditleri gibi günlük işleyişi etkileyebilecek sorunları kapsar. Onboarding sürecinde bu temel risklerin her birinin önceden belirlenmesi, risk yönetim planlarının oluşturulması ve ilgili paydaşlara iletilmesi, bu risklerin minimize edilmesine yardımcı olur. Risklerin etkin bir şekilde yönetilmesi, SAP sisteminin sağlıklı bir şekilde çalışmasını ve organizasyonel hedeflerin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.
b. Kritik Uyumluluk Gereklilikleri
SAP onboarding sürecinde kritik uyumluluk gerekliliklerinin anlaşılması, organizasyonların yasal, endüstriyel ve güvenlik standartlarına uygun bir şekilde hareket etmelerini sağlar. SAP sistemlerinin doğru bir şekilde uygulanması ve yönetilmesi, veri koruma yasaları (örneğin, GDPR), finansal raporlama standartları (örneğin, SOX uyumluluğu) ve sektörel regülasyonlarla uyumlu olmayı gerektirir. Bu gereklilikler, organizasyonların müşteri verilerini güvenli bir şekilde işlemeleri, raporlama süreçlerini doğru ve zamanında yapmaları ve sistemleri güvenlik açıklarına karşı korumaları için belirlenen kuralları içerir. Ayrıca, SAP sistemlerinin işletilmesi sırasında kullanılan tüm verilerin şeffaf bir şekilde izlenmesi, denetlenmesi ve gerektiğinde düzeltici önlemler alınması önemlidir. Onboarding sürecinde, bu uyumluluk gerekliliklerinin yeni çalışanlara açıkça aktarılması, SAP sisteminin yasal çerçevelere uygun bir şekilde çalışmasını sağlar. Bu yaklaşım, organizasyonun güvenlik, veri koruma ve denetim gereksinimlerini karşılamasına yardımcı olarak, olası yasal riskleri en aza indirir ve iş süreçlerinin sürdürülebilirliğini destekler.
c. Risk Yönetimi Uygulamaları
SAP onboarding sürecinde risk yönetimi uygulamaları, organizasyonların karşılaşabileceği potansiyel tehlikeleri belirlemeyi, değerlendirmeyi ve bu riskleri minimize etmeyi amaçlar. Bu uygulamalar, çeşitli aşamalarda devreye girer ve sistemin kurulumu, entegrasyonu, veri migrasyonu ve kullanıcı kabul testleri gibi süreçlerdeki riskleri yönetmeye yardımcı olur. İlk adım olarak, risklerin tespit edilmesi ve önceliklendirilmesi gereklidir. Bu aşamada, teknik sorunlar, güvenlik açıkları, uyumsuzluklar ve organizasyonel zorluklar gibi faktörler dikkate alınır. Daha sonra, bu risklerin her birine karşı önlemler geliştirilir; örneğin, yedekleme stratejileri, güvenlik protokolleri, eğitim programları ve etkili değişim yönetimi planları oluşturulur. Ayrıca, sürekli izleme ve değerlendirme ile risklerin etkisi sürekli olarak gözlemlenir ve gerektiğinde önceden belirlenmiş kriz planları devreye sokulur. SAP onboarding sürecinde risk yönetimi uygulamalarının etkili bir şekilde hayata geçirilmesi, organizasyonun SAP sistemine geçiş sürecindeki olası aksaklıkları ve hataları minimize eder. Bu sayede, hem zaman kayıpları hem de maliyetler azalır, projenin başarısı sağlanır.
Sonuç olarak, SAP onboarding süreci, organizasyonların SAP sistemlerini etkin bir şekilde benimsemesi ve sürdürülebilir bir şekilde yönetebilmesi için kritik bir adımdır. İyi planlanmış bir onboarding süreci, çalışanların sistemin teknik ve işlevsel yönlerini hızlı bir şekilde öğrenmelerini sağlarken, aynı zamanda riskleri minimize eder ve uyumluluk gerekliliklerinin yerine getirilmesini temin eder. Bu süreçte belirlenen stratejiler, doğru araçlar, etkili eğitimler ve sürekli destek ile SAP sistemine geçişin başarıyla tamamlanması mümkün olur. SAP’nin gücünden tam anlamıyla faydalanmak ve organizasyonel hedeflere ulaşmak için güçlü bir onboarding süreci şarttır. Organizasyonlar, bu süreci doğru şekilde yöneterek hem zaman hem de maliyet açısından verimlilik elde edebilir ve uzun vadede SAP yatırımlarından maksimum faydayı sağlayabilir.
SAP ile ilgili diğer yazılarımız için buraya tıklayınız.
SAP Sistemleri ile ilgili daha fazla bilgi almak için buraya tıklayınız.
Sosyal Medya Hesaplarımız
Bir yanıt bırakın