Satınalma Bilgi Kaydı Nedir? Satınalma Bilgi Kaydı Nasıl Oluşturulur?

Bu yazımızda SAP MM(Malzeme Yönetimi Modülü) Modülü üzerinde sıkça kullanılan Satınalma Bilgi Kaydı (Purchase Info Record) konusunu anlatacağım. Satınalma Bilgi Kaydı (Purchase Info Record) aslında MM Modülünde kullanıcıların işini oldukça kolaylaştıran bir çözümdür. Satınalma Bilgi Kaydı(Purchase Info Record) Satıcı ve Malzeme üzerinden çeşitli varyasyonlarda türetilebilmektedir.

Satınalma Bilgi Kaydı (Purchase Info Record) Nedir?

Satınalma Bilgi Kaydı, belirlenmiş olan ürünlerin, belirlenmiş olan satıcılarından alımı esnasında belirlenen kurallardır. Bu kurallar SAP Sisteminde MM modülünde bir işlem kodu üzerinden tanımlanır. Böylelikle siparişe konu olan ürün ve satıcı ile ilgili bir bilgi kaydı var ise, bu bilgiler otomatik olarak Satınalma Siparişine(SAS) uygulanır.

SAP Satınalma Bilgi Kaydı ile, ürün/satıcı kombinasyonunda, fiyatlandırma ve koşullar, fazla dağıtım ve yetersiz dağıtım limitleri, planlanan teslim tarihi, kullanılabilirlik süresi için veri tanımlaması yapılabilir.

Satınalma Bilgi Kaydında Tedarik Süreci Aşamaları Nelerdir?

Standart: Standart bir bilgi kaydı, standart satınalma siparişleri için oluşturulur. Bilgi kayıtları, ana kayıtları olan ve olmayan malzemeler(master data) ve hizmetler için oluşturulabilir.

Fason Üretim: Bir Fason Üretim bilgi kaydı, fason üretim siparişleri için oluşturulacak sipariş bilgileri için geçerlidir. Örneğin, bir bileşenin montajını fason üretim olark belirlemiş iseniz, fason üretim bilgi kaydı, satıcının (fason üreticinin) fiyatını, bileşenin montajı için içerir.

Yoldaki: Yoldaki bilgi kaydı, satıcının alıcı tarafından bu tür malların kullanımına ilişkin fiyatını içerir (“yoldoki stok”). Farklı geçerlilik süreleri için para çekme / kullanım ücretlerini yoldaki bilgi kaydı ile saklayabilirsiniz.

Konsinye: Konsinye bilgi kaydı, satıcıların sipariş veren tesislerinde kendi maliyetleriyle(depo stoklarında) hazır bulundurdukları bir malzeme hakkındaki bilgileri içerir. Bilgi kaydında, satıcının siparişi veren tarafından konsinye stokundan çekilme bedeli bulunur. Yoldaki bilgi kaydında olduğu gibi, farklı geçerlilik süreleri için fiyatları tutabilirsiniz.

SAP Sisteminde Satınalma Bilgi Kaydı Nasıl Oluşturulur?

SAP Sisteminde bir bilgi kaydı her türlü tedarik kaynağı için oluşturulabilir. SAP Sisteminde satınalma bilgi kaydı oluşturabilmek için ME11 işlem kodu(transaction code) kullanılır.

Yukarıdaki şekilde sisteminize uygun verileri girdiğiniz zaman aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtilen ekran açılacaktır. Ekran içerisinde yer alan alan detayları aşağıdaki gibidir.

1-2-3. İhtar : Bu alanda, bilgi kaydını oluşturmak istediğiniz satıcıya ürün vade tarihinden önce ürünlerin hatırlatma maillerinin gönderileceği gün sayısını belirtir. Bu hatırlatma mailleri için gerekli konfigürasyonların sisteminizde yapılmış olması gerekmektedir.

Satıcı Mlz. No : Bilgi kaydını oluşturduğunuz malzemenin, satıcı(tedarikçi) tarafındaki malzeme numarasıdır.

Satıcı-mal grub : Bilgi kaydını oluşturduğunuz malzemenin, satıcı(tedarikçi) tarafındaki malzeme veya mal grubudur.

Satış Sorumlusu : Ek bilgi için başvurulacak olan Satış Sorumlusu isminin girildiği alandır. Satınalma Sipariş ekranına gelmeyecektir. Bilgi amaçlı bulunmaktadır.

Telefon : Kontak kurulacak olan kişi yada kurumun telefon numarasının belirtildiği alandır.

İade Anlaşması : Bilgi kaydına konu olan ürünün iadesinin mümkün olup olmadığını ve geri ödeme olup olmadığını gösteren değerdir.

SAS Ölçü Birimi : Bilgi kaydına konu olan ürünün Satınalma Siparişi ölçü biriminin girildiği alandır. Eğer bilgi kaydında ki veri malzeme kartındaki veriden farklı ise bilgi kaydında yer alan ölçü birimi Satınalma Siparişinde gösterilir.

Sertifika Tipi : Bilgi Kaydına konu olan malzeme için, geçerli satıcı tarafından verilen sertifika türü.

Kaynak Ülke : Bilgi Kaydına konu olan malzemenin hangi ülke üzerinden geldiğini ve üretildiğinin belirtildiği alanıdır.

Genel Veriler kısmını bitirdikten sonra Satınalma Org. Verileri 1 butonuna tıklanılır. Aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtilen ekran açılır. Ekran içerisinde yer alan alanlar ile ilgili bilgiler aşağıdaki gibidir.

Pln.tsl.süresi: Sipariş verilmesinden sonra, malzemenin tedarik edilebileceği planlanan gün sayısı.

Satınalma Grubu: Malzeme kartında belirtilen satınalma grubu

Standart Miktar: Malzeme için belirtilen standart satınalma miktarı

Asgari Miktar: Tek seferde siparişi verilebilecek minimum miktar bilgisi

Azami Miktar: Tek seferde siparişi verilebilecek maksimum miktar bilgisi

Net Fiyat: Sipariş esnasında geçerli olacak olan malzeme birim fiyatı

Incoterms: Ürün tedariğinde kullanılacak teslimat ve/veya nakliye şartları

Satınalma Org. Veriler sekmesi bitirildikten sonra Koşullar butonuna basılır ve aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtilen ekran kullanıcının önüne açılır.

KşTü: Bu alanda malzeme tedariğinde kullanılacak olan koşul türü bilgisi girilir.

Tutar: Bu alana koşul türüne göre geçerli olacak olan birim fiyat bilgisi girilir.

Geçerlilik Başlangıcı: İlgili koşulun geçerli olacağı başlangıç tarihi bilgisi girilir.

Geçerlilik Sonu: İlgili koşulun son geçerlilik tarihi bilgisi girilir.

Koşullar sekmesinde ilgili veriler girildikten sonra Metinler Sekmesine geçilir ve aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtilen ekran kullanıcının önüne gelir.

Bilgi Notu alanı ve SA Sipariş Metni alanına gireceğiniz not bilgiler SAS(Satınalma Siparişi) içerisinde otomatik olarak eklenecektir.