Bu yazımızda, SAP FI modülünün yapı taşı olan Müşteriler ve Tahsilatlar fonksiyonunun kullanıldığı Müşteri Tahsilatlarının Satış Faturası ile Eşleştirilmesi ve Müşteri Tahsilatının Fatura ile Denkleştirilmesi konusunu anlatacağım. Bu yazı özellikle SAP FI Modülünde anahtar kullanıcı rolüne sahip kişiler, SAP kullanan muhasebe uzmanları ve SAP FI modülünde eğitim dokümanı arayanlar için oldukça faydalı olacaktır.

SAP Sisteminde Müşteri Tahsilatının Fatura ile Eşleştirilmesi ve Denkleştirilmesi konusunu sizlere iki örnek üzerinden açıklayarak daha anlaşılır olmasını sağlayacağım.

Müşteri Tahsilat ve Fatura Senaryoları

İlk senaryomuz, müşteriden gelen tahsilat tutarının birden fazla faturanın tutarını oluşturacak şekilde yani bir faturanın tamamını, bir başka faturanın ise bir kısmını kapatacak şekilde.

Bir diğer senaryomuz ise, fatura kesilmeden önce tahsilatı alıp, akabinde fatura kesme ve müşteri tahsilatı ile faturanın denkleştirme senaryosu anlatılacaktır.

Senaryolarımızda ise müşteri tahsilatı sadece banka yoluyla gelen örnekler üzerinden anlatılacaktır. Çek ile tahsilat alınması durumunda işlemin F-36 işlem kodu ile yapılması gerekir.

Gelen tahsilat kaydının sisteme girildiği anda fatura ile denkleştirmek ya da bu denkleştirme işlemini daha sonra yapmak mümkündür.

Müşteri Tahsilat Kaydı Girişi Sırasında Birden Çok Fatura ile Denkleştirme

Müşterimizden gelen ve banka yolu ile yapılan tahsilatın hangi fatura ile ilişkili olduğunu bildiğimizi düşünürsek, bu durumda gelen tahsilat kaydını girerken, aynı zamanda fatura ile de denkleştirmek isteyebiliriz.

Senaryomuz gereği, gelen tahsilat tutarı müşteri hesabında bekleyen ve vadesi gelmiş olan bir faturanın tamamını başka bir faturayı ise kısmen kapatıyor.

İlgili tahsilat kaydını yapabilmek için izleyeceğimiz menü yolu ve işlem kodu şu şekildedir;

Menü Yolu: Mali işler > Mali muhasebe > Müşteriler > Kayıt > Tahsilatlar
İşlem Kodu: F-28

İşleme başlamadan önce menüden “Ayarlar > Düzenleme seçenekleri” adımına girerek “Açık kalemler” sekmesi altında “Seçilen kalem başlangıçta etkin değil” seçeneğini işaretleyin.

Banka verileri penceresinde aşağıdaki alanları doldurunuz.

Açık kalem seçimi penceresinde aşağıdaki alanları doldurunuz.

Yukarıda belirtilen alanlara ilgili veriler girilerek Açık Kalemleri Düzenle butonuna tıklanılır.

Açılan ekranda, müşterinin faturaları kullanıcının önüne gelir. Kullanıcı burada tahsilatın hangi faturaları kapatacağını seçerek işlemi kayıt eder.

Kalemi parçalı olarak kapatmak için “Bakiye kalemi” sekmesi üzerine tıklayın ve daha sonra “Bakiye kalemi” alanı üzerine çift tıklayın

Menüden “Belge > Simülasyon” adımını seçin

Bakiye kalemi üzerine çift tıklayın ve “Metin” alanına bakiye kalemi ile ilgili açıklama girin

Kaydet butonu üzerine tıklayarak belgeyi kaydedin

Müşteri tahsilatı kaydedildi. Faturalar gelen tahsilat ile denkleştirildi.

TAHSİLATIN FATURA İLE SONRADAN DENKLEŞTİRİLMESİ

Müşteriden gelen tahsilatın hangi fatura ile ilişkisinin olduğunun bilinmemesi durumunda öncelikle F-28 ekranı üzerinden yukarıda anlatıldığı gibi müşteri tahsilatı girilir ve ardından Açık Kalemler butonuna basılır, açılan ekranda Fark Kayıtları alanına üzerine tutar girilir yada çift tıklanır.

Bu durumda müşteri cari tahsilat kaydı, açık kalem olarak sistemde durmaktadır.

Bu işlemin ardından F-32 menüsü üzerinden müşteri tahsilat ve fatura denkleştirmesi yapılabilir.

SAP ile ilgili daha fazla bilgiye buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.