Scrum Modeli Proje Yönetiminde Sprint Yönetimi Konu-3

Merhabalar,

Bu yazımızda da Scrum metodu hakkında bilgiler edinmeye devam edeceğiz. Bu yazımızın konusunda Scrum Modeli ile Sprint Yönetimi nasıl yapılır.

Scrum Etkinlikleri (Scrum Events)

Scrum etkinlikleri, Scrumda tanımlı olmayan toplantı ihtiyacını asgari seviyeye düşürmek ve düzenlilik sağlamak için kullanılır. Tüm etkinlikler, her bir etkinliğin azami süresi olacak şekilde zaman sınırlıdır (time-boxed). Bir Sprint başladığında, süresi sabittir; kısaltılamaz veya uzatılamaz. Diğer etkinlikler, amaçlarına ulaşıldığında son bulur ve böylece süreçte israfa meydan vermeyecek şekilde uygun bir zamanın harcanması sağlanır.

Sprintin yanı sıra içinde barındırdığı diğer etkinlikler de gözlem ve adaptasyon için resmî birer fırsattır. Bu etkinlikler, büyük öneme sahip olan şeffaflığı ve gözlemi mümkün kılmak için özel olarak tasarlanmıştır. Bu etkinliklerin birini bile kullanmamak, şeffaflığı azaltır; gözlem ve adaptasyon için bir fırsatın kaybedilmesi anlamına gelir.

Sprint

Bir ay veya daha az zaman sınırı olan, içerisinde “Bitti” durumunda, kullanılabilir ve potansiyel olarak yayınlanabilir bir Ürün Parçasının oluşturulduğu Sprint, Scrumın kalbidir. Baştan sona bir geliştirme çalışması boyunca Sprintlerin süresi sabittir. Önceki Sprint biter bitmez yeni Sprint başlar.
Sprintler; Sprint Planlama, Günlük Scrumlar, geliştirme işi, Sprint Değerlendirme ve Sprint Retrospektifinden oluşur.

Sprint boyunca:

• Sprint Hedefini tehlikeye sokacak hiçbir değişiklik yapılmaz
• Kalite hedefleri düşmez
• Daha fazla bilgi edindikçe Ürün Sahibi ve Geliştirme Takımı arasında kapsam netleştirilebilir ve yeniden müzakere edilebilir.

Her bir Sprint bir aydan uzun bir ömrü olmayan bir proje olarak düşünülebilir. Projeler gibi Sprintler de bir şeyi başarmak için kullanılır. Her bir Sprintin, neyin üretileceğine ilişkin bir hedefi, üretime rehberlik edecek bir tasarımı ve esnek bir planı, işin kendisi ve sonuçta ortaya çıkacak olan ürün parçası vardır.

Sprintler bir takvim ayıyla sınırlıdır. Sprintin süresi çok uzun olursa üretilecek şeyin tanımı değişebilir, karmaşıklık ve risk artabilir. Sprintler, en az bir takvim ayında bir, Sprint Hedefine doğru ilerleyişi gözlemlemeyi ve adapte etmeyi temin ederek öngörülebilirliği mümkün kılar. Ayrıca Sprintler riski bir takvim ayının maliyetiyle sınırlar.

Bir Sprinti İptal Etmek

Bir Sprint zaman sınırına ulaşılmadan iptal edilebilir. Sadece Ürün Sahibi Sprinti iptal etme yetkisine sahiptir. Ancak paydaşlar, Geliştirme Takımı veya Scrum Master, Ürün Sahibini bu kararı alması yönünde etkileyebilir.

Bir Sprint, Sprint Hedefine ulaşmak anlamını kaybettiğinde iptal edilebilir. Bu durum kurum yön değiştirdiğinde veya pazar ve teknoloji koşulları değiştiğinde söz konusu olabilir. Genel olarak, bir Sprint mevcut koşullarda artık bir anlam ifade etmiyorsa iptal edilmelidir. Fakat Sprintler kısa süreli olduğu için iptal kararı nadiren bir anlam ifade eder.

Bir Sprint iptal edildiğinde, bitirilen ve “Bitti” durumundaki Ürün İş Listesi kalemleri gözden geçirilir. Eğer işin bir kısmı yayın potansiyeline sahipse, Ürün Sahibi bunu genellikle kabul eder. Bitmemiş tüm kalemler yeniden tahmin edilerek Ürün İş Listesine geri konulur. Bu maddeler üzerinde yapılan çalışmalar hızla değer kaybeder ve sıkça yeniden tahmin edilmelidir.

Herkesin yeni bir Sprinti başlatmak üzere bir Sprint Planlama toplantısı için tekrar bir araya gelmesi gerektiğinden, Sprint iptalleri kaynak tüketir. Sprint iptalleri çoğunlukla Scrum Takımı için sarsıcıdır ve nadiren gerçekleşir.

Sprint Planlama (Sprint Planning)

Sprintte yapılacak iş Sprint Planlama toplantısında planlanır. Tüm Scrum Takımı planı birlikte oluşturur.

Sprint Planlama, bir aylık Sprint için 8 saatle sınırlıdır. Daha kısa Sprintler için, etkinlik genellikle daha kısadır. Scrum Master, etkinliğin yapılmasını ve katılımcıların etkinliğin amacını anlamasını sağlar. Scrum Master, Scrum Takımına bu etkinliğin zaman sınırını aşmamasını öğretir.

Sprint Planlama şu sorulara cevap verir:

• Başlayan Sprintte Ürün Parçası olarak ne teslim edilebilir?
• Ürün Parçasını teslim etmek için gerekli olan iş nasıl başarılacak?

Birinci Konu: Bu Sprintte ne yapılabilir?

Geliştirme Takımı, Sprint boyunca geliştirilecek fonksiyonları öngörmek için çalışır. Ürün Sahibi, Sprintin başarması gereken amacı ve (Sprintte tamamlanırsa) Sprint Hedefini gerçekleştirecek Ürün İş Listesi kalemlerini tartışır. Tüm Scrum Takımı Sprintin işini anlamak üzere birlikte çalışır.

Sprint Planlama toplantısının girdileri Ürün İş Listesi, son çıkan Ürün Parçası, Geliştirme Takımının Sprintte harcayacağı kapasite tahmini ve Geliştirme Takımının geçmiş performansıdır. Ürün İş Listesinden kaç tane kalemi alacağına Geliştirme Takımı karar verir. Sadece Geliştirme Takımı önündeki Sprintte ne kadar işi yapabileceğini tartabilir.

Sprint Planlama toplantısı sırasında, Scrum Takımı aynı zamanda bir Sprint Hedefi oluşturur. Sprint Hedefi, Ürün İş Listesinin Sprint boyunca uygulanmasıyla ulaşılacak amaçtır ve Geliştirme Takımına Ürün Parçasını neden geliştirdiğiyle ilgili rehberlik eder.

İkinci Konu: Seçilen iş nasıl yapılacak?

Sprint Hedefini belirleyen ve Sprinte alınacak Ürün İş Listesi kalemlerini seçen Geliştirme Takımı bu işlevselliği Sprint boyunca nasıl “Bitti” durumundaki bir Ürün Parçasına dönüştüreceğine karar verir. Sprint için seçilen Ürün İş Listesi kalemleri ve bunları teslim etmek için hazırlanan plana birlikte Sprint İş Listesi denir.

Geliştirme Takımı, genellikle Ürün İş Listesini çalışan bir Ürün Parçasına dönüştürmek için gerekli olan işi ve sistemi tasarlayarak başlar. İşler farklı büyüklükte veya tahmin edilen eforlarda olabilir. Ancak Geliştirme Takımı Sprint Planlamada önündeki Sprintte yapabileceğine inandığı kadar işi tahmin ederek üzerine alır. Toplantının sonunda Sprintin ilk günlerinde yapılması planlanan iş ayrıntılı bir şekilde ifade edilir ve çoğu zaman bir gün veya daha kısa sürecek parçalara bölünür. Geliştirme Takımı, hem Sprint Planlamada hem Sprint boyunca gerekli oldukça, Sprint İş Listesinden iş almak için kendi kendine organize olur.

Ürün Sahibi, seçilen Ürün İş Listesi kaleminin anlaşılmasına ve doğru seçimin yapılmasına yardım edebilir. Eğer Geliştirme Takımı çok az veya çok fazla işi olduğunu düşünürse, seçilmiş olan Ürün İş Listesi kalemlerini Ürün Sahibi ile tekrar müzakere edebilir. Geliştirme Takımı toplantıya teknik veya uzmanlık tavsiyesi vermek üzere başka kişileri davet edebilir.

Geliştirme Takımı, Sprint Planlamanın sonunda Ürün Sahibine ve Scrum Mastera Sprint Hedefine ulaşmak ve beklenen Ürün Parçasını oluşturmak için nasıl kendini yöneten bir takım olarak çalışacağını açıklayabilmelidir.

Sprint Hedefi (Sprint Goal)

Sprint Hedefi, bir Sprint için belirlenen ve Ürün İş Listesinin gerçekleşmesi durumunda ulaşılabilecek amaçtır. Geliştirme Takımına neden ilgili Ürün Parçasını geliştireceğiyle ilgili rehberlik eder. Sprint Planlama toplantısında belirlenir. Sprint Hedefi Geliştirme Takımına Sprintte geliştirilen işlevsellikle ilgili biraz esneklik sunar. Sprint Hedefi, seçili Ürün İş Listesi kalemlerinin birbiriyle ilişkili ve bütünsel bir işlev olarak ifade edilmesidir. Sprint Hedefi, Geliştirme Takımını farklı girişimlerde bulunmak yerine birlikte çalışmaya sevk edecek, üzerinde çalıştıkları parçaların aynı bütüne hizmet ettiğini ifade eden herhangi bir şey olabilir.

Geliştirme Takımı çalışırken Sprint Hedefini aklından çıkarmaz. Sprint Hedefine ulaşmak için gereken fonksiyonları ve teknolojiyi geliştirir. Eğer Sprint içerisinde iş, Geliştirme Takımının öngördüğünden farklılaşmaya başlarsa, Takım Ürün Sahibiyle iş birliği yaparak Sprint İş Listesinin kapsamını müzakere eder.

Günlük Scrum (Daily Scrum)

Günlük Scrum, Geliştirme Takımı için 15 dakikayla sınırlı bir etkinliktir. Günlük Scrum, Sprint’in her günü gerçekleştirilir. Bu toplantıda, Geliştirme Takımı sonraki 24 saat için işlerini planlar. Bir önceki Günlük Scrumdan beri yapılan işlerin ve sonraki toplantıya kadar yapılabilecek işlerin gözlemlenmesi ile takım işbirliği ve performansı iyileşir. Günlük Scrum karmaşıklığı azaltmak için her gün aynı yer ve zamanda düzenlenir.

Geliştirme Takımı, Sprint Hedefine doğru ilerlemeyi ve Sprint İş Listesindeki işlerin tamamlanma durumlarının nasıl bir eğilim gösterdiğini anlamak için Günlük Scrumı kullanır. Günlük Scrum, Geliştirme Takımının Sprint Hedefini gerçekleştirme ihtimalini güçlendirir. Geliştirme Takımı her gün Sprint Hedefine ulaşmak ve beklenen Ürün Parçasını Sprint sonuna kadar üretmek için birlikte kendini yöneten bir ekip olarak nasıl çalışması gerektiğini anlamalıdır.

Toplantının yapısı Geliştirme Takımı tarafından ayarlanır ve Sprint Hedefine göre ilerlemeye odaklanıldığı sürece farklı yollarla gerçekleştirilebilir. Bazı takımlar sorular kullanır, bazıları daha çok tartışma temellidir. Soru olarak kullanılabilecek bir örnek aşağıda belirtilmiştir:

• Geliştirme Takımının Sprint Hedefine ulaşması için dün ne yaptım?
• Geliştirme Takımının Sprint Hedefine ulaşması için bugün ne yapacağım?
• Beni veya Geliştirme Takımını Sprint Hedefine ulaşmaktan alıkoyacak bir engel görüyor muyum?

Geliştirme Takımı veya takım üyeleri Günlük Scrumın hemen ardından ayrıntılı olarak tartışmak, Sprintin kalan işini yeniden planlamak veya adapte etmek için sıklıkla bir araya gelirler.

Scrum Master Geliştirme Takımının toplantıyı yapmasını temin eder fakat Günlük Scrumı yürütmek Geliştirme Takımının sorumluluğudur. Scrum Master, Geliştirme Takımına Günlük Scrumı 15 dakikayla sınırlı tutmasını öğretir.

Günlük Scrum, Geliştirme Takımı için bir iç toplantıdır. Eğer toplantıda başka kişiler de varsa, Scrum Master, dışarıdan katılımcıların toplantıyı aksatmamasını sağlar.

Günlük Scrumlar iletişimi iyileştirir, başka toplantılara olan ihtiyacı ortadan kaldırır, geliştirmenin önündeki engellerin tespit edilmesini sağlar, hızlı karar almayı teşvik eder ve Geliştirme Takımının bilgi seviyesini artırır. Bu etkinlik kilit bir gözlem ve adaptasyon toplantısıdır.

Sprint Değerlendirme (Sprint Review)

Sprint Değerlendirme, her bir Sprintin sonunda Ürün Parçasını görüp kontrol etmek ve gerekiyorsa Ürün İş Listesini uyarlamak için düzenlenir. Scrum Takımı ve paydaşlar bu toplantıda Sprintte yapılan işi görüşürler. Bu görüşmeye ve Sprint boyunca Ürün İş Listesinde yapılan değişikliklere dayanarak, katılımcılar değeri en üst seviyeye çıkarmak adına yapılabilecekleri belirlemek için işbirliği yaparlar. Bu gayrı resmî bir toplantıdır, bir durum tespiti toplantısı değildir. Ürün Parçasını sunmanın amacı geribildirim almak ve işbirliğini artırmaktır.

Bir aylık Sprint için bu toplantının süresi en fazla 4 saattir. Daha kısa Sprintler için, bu süre genellikle daha kısadır. Scrum Master, etkinliğin gerçekleşmesini ve katılımcıların bunun amacını anlamasını sağlar. Scrum Master dahil olan herkese zaman sınırı içerisinde kalmasını öğretir.

Sprint Değerlendirme şu unsurları içerir:

• Katılımcılar Ürün Sahibi tarafından davet edilen kilit paydaşlar ve Scrum Takımıdır
• Ürün Sahibi, Ürün İş Listesi kalemlerinden hangilerinin “Bitti” olup olmadığını açıklar
• Geliştirme Takımı Sprint boyunca neyin iyi gittiğini, hangi sorunlarla karşılaştığını ve bu sorunları nasıl çözdüğünü tartışır
• Geliştirme Takımı “Bitti” dediği işi gösterir ve Ürün Parçasıyla ilgili soruları yanıtlar
• Ürün Sahibi, Ürün İş Listesini tartışır. O güne kadar olan ilerlemeye dayanarak yaklaşık hedef ve teslimat sürelerini öngörür (eğer gerekliyse)
• Gruptaki herkes bir sonraki yapılacak şey hakkında birlikte çalışarak takip eden Sprint Planlama toplantısı için değerli girdiler sağlar
• Pazarın veya ürünün potansiyel kullanımının, sıradaki en değerli işin seçimini değiştirip değiştirmediğinin kararlaştırılması
• Ürünün sıradaki fonksiyon ve yeteneklerinin yayınları için zaman planının, bütçenin, potansiyel yeteneklerin ve pazarın değerlendirilmesi.

Sprint Değerlendirmenin çıktısı, sıradaki Sprint için seçilebilecek kalemleri içeren güncellenmiş bir Ürün İş Listesidir. Ürün İş Listesi, yeni fırsatları yakalayabilmek için baştan aşağı elden geçirilebilir.

Sprint Retrospektifi (Sprint Retrospective)

Sprint Retrospektifi, Scrum Takımının kendini gözlemlemesi ve sıradaki Sprintte yapacağı iyileştirmelere ilişkin bir plan oluşturması için bir fırsattır.

Sprint Retrospektifi, Sprint Değerlendirmeden sonra ve Sprint Planlamadan önce yapılır. Bir aylık Sprint için bu toplantının süresi en fazla 3 saattir. Daha kısa Sprintler için etkinlik süresi genellikle daha kısadır. Scrum Master, etkinliğin gerçekleşmesini ve katılımcıların etkinliğin amacını anlamasını temin eder.

Scrum Master, toplantının pozitif ve üretken olmasından sorumludur. Scrum Master herkese toplantıyı zaman sınırı içerisinde tutmasını öğretir. Scrum Master, Scrum sürecini yönetme sorumluluğu sebebiyle herhangi bir takım üyesi gibi toplantıya katılır.

Sprint Retrospektifinin amaçları şunlardır:

• Son Sprintin insanlar, ilişkiler, süreç ve araçlar bakımından nasıl geçtiğini gözlemlemek
• İyi giden noktaları ve muhtemel iyileştirme alanlarını tespit edip sıralamak
• Scrum Takımının iş yapış tarzını iyileştirecek bir plan oluşturmak.

Scrum Master, sıradaki Sprinti daha etkili ve keyifli kılmak için geliştirme sürecini ve pratiklerini iyileştirme yönünde Scrum Takımını cesaretlendirir. Her Sprint Retrospektifi esnasında, Scrum Takımı, eğer ürünün veya organizasyonun standartlarına uygunsa ve uyuşmazlık durumu yoksa, iş süreçlerini iyileştirerek veya “Bitti” tanımını uygun şekilde adapte ederek ürün kalitesini artıracak yolları planlar.

Sprint Retrospektifinin sonunda, Scrum Takımı sıradaki Sprintte uygulayacağı iyileştirme alanlarını tespit etmiş olur. Bu alanları iyileştirmek Scrum Takımının kendini gözlemleyerek adapte olmasıdır. İyileştirmeler herhangi bir anda yapılabilse de, Sprint Retrospektifi gözlem ve adaptasyona odaklanmak için resmî bir fırsattır.