SAP Sisteminde Ters Kayıt Belgesi Nedir? SAP Sisteminde Ters Kayıt Nasıl Alınır?

Merhabalar,

Bu yazımızda, SAP Sisteminde oluşturulan mali ve malzeme bazlı belgelerin ters kayıtlarının hangi işlem kodları üzerinden alınabileceğini anlatacağız.

Öncelikle SAP Sisteminde neden “Ters Kayıt” alma işlemi olduğundan bahsedelim.

Şu anda kullanılan ERP sistemlerinde kullanıcı kaynaklı, veya diğer entegrasyon olan programlardan kaynaklı kayıtlarda yanlışlık olmasından dolayı, ilgili yanlışlığı giderebilmek adına hatalı belgeleri sistem üzerinde silmek gerekmektedir. Bazı ERP programlarında Silme işlemi database üzerinden yapılabilmekte olduğundan dolayı, hatalı belgeleri direkt olarak ERP Sistemlerinden silebiliyorsunuz. Bunun yanı sıra SAP gibi daha global yazılım firmaları, belge tarihçesini kayıp etmemek ve hatalı işlemleri bile raporlayabilmek adına Silme fonksiyonu yerine “Ters Kayıt” alma fonksiyonu bulunmaktadır.

SAP Sisteminde Ters Kayıt Alma İşlemi Nedir?

SAP Sisteminde kayıt edilen herhangi bir mali yani muhasebe belgesi yada herhangi bir mal hareketi belgesinde kullanıcının bir hata yada yanlışlık görmesi durumunda, bu hatayı ortadan kaldırmak adına oluşturmuş olduğu orjinal belgenin tamamen tersi belgeye “Ters Kayıt Belgesi” denir.

SAP Sisteminde Ters Kayıt Belgelerinin belge türleri kolaylık olması ve raporlama esnasında daha rahat filtrelenebilmesi için farklı belge türleri üzerinden takip edilir. Evrensel olarak TK belge göstergesi, Ters Kayıt Belgeleri için kullanılır.

SAP Sisteminde Ters Kayıt Belgesine örnek vermek gerekir ise, 100 adetlik A Deposundan B Deposuna gönderilen bir ürüne ait malzeme belgesinde yanlışlık yapıldığı fark edildiğinde bu işlemin tersi -100 Adetlik B Deposundan A Deposuna bir malzeme gönderilmesi ile olmaktadır. 2 üretilen yani B Deposundan A Deposuna giden malzeme hareketinin olduğu belge Ters Kayıt Belgesi olarak adlandırılır.

Şimdi isterseniz SAP Sisteminde oluşturulan belgeler bazında, Ters Kayıt İşlemlerini yapabileceğiniz işlem kodlarını öğrenelim.

SAP Sisteminde Muhasebe Belgelerinin Ters Kaydı Nasıl Alınır?

SAP Sisteminde Muhasebe belgesi genel adı ile FI belgesi bazı durumlarda yanlış bir şekilde oluşturabilir.

Öncelikle bir FI belgesinin nasıl yanlış oluşturabileceğinden bahsedelim. SAP sisteminde veya bir entegrasyon üzerinden SAP Sisteminize mali bir FI belgesi atılması durumu veya ihtiyacı olur. Bu entegrasyon yada otomatik SAP FI muhasebe belgesi oluşturma programı bazı inputları besleyici kaynaktan yanlış alabileceğinden dolayı oluşturulan SAP FI muhasebe belgeside doğal olarak yanlış olacaktır. Bu durumda kullanıcı doğal olarak yanlış atılan belgeyi düzeltme işlemine ilk olarak yanlış atılan kaydın ters kaydını atarak başlayacaktır.

SAP Sisteminde bulunan bir FI Muhasebe Belgesinin ters kaydını almak için gerekli olan neden, FI belgesinde yer alan değerin kullanıcı tarafından değiştirilememesinden dolayıdır. Örneğin SAP FI Muhasebe belgesi içerisinde yer alan “Belge Metin Başlığı” veya “Belge Kalem Metni” gibi bir alanda yanlış bir ifade olması durumunda, Muhasebe personeli bu sorunu, SAP FI Muhasebe Belgesi değiştirme menüsü üzerinden kolaylıkla değiştirebilir. Bu durumda SAP FI Muhasebe Belgesinin ters kaydını almaya gerek bulunmamaktadır. Ancak varsayalım ki, SAP FI Muhasebe belgesinin masraf yerinde olması gereken dışında bir masraf yeri oluşturulmuş, bu durumda kullanıcı SAP FI Muhasebe Belgesi içerisinde “Masraf Yeri” alanını değiştiremeyeceği için mecburen SAP FI Muhasebe belgesinin ters kaydını almak zorunda kalacaktır.

Peki, SAP FI Muhasebe Belgesinin ters kaydı nasıl alınır? SAP Sisteminde, bir FI Modülüne ait Muhasebe belgesinin ters kaydı FB08 işlem kodu üzerinden alınır. FB08 işlem koduna girip, ters kayıt alınacak orjinal belgenin Belge Numarası, Şirket Kodu ve Mali Yıl bilgilerini girerek KAYDET butonuna basarak, FI Belgesinin ters kayıt alma işlemi tamamlanır.

SAP Sisteminde FI Modülünde Denkleştirme Belgelerinin Ters Kaydı Nasıl Alınır?

SAP FI Modülünde Denkleştirme Belgelerinin Ters Kaydı nasıl alınır konusundan önce SAP FI Modülünde Denkleştirme İşleminin ne olduğunu anlatmak istiyorum.

SAP FI Modülünde işlenmiş olan borç ve alacak belgelerinin birbirini tamamen yada kısmi olarak kapatmasına denkleştirme denir. Daha anlaşılır olması için bir müşterinize KDV dahil 100 TL’lik bir satış yaptığınızda müşterinizden alacaklı olarak sistemlerinizde muhasebe belgesi oluşturursunuz. Buna karşılık müşteriniz 100 TL ödeme yaptığında ise size borcu biter. Bu fatura ile ödeme belgesini birbiri ile eşleştirdiğinizde denkleştirme işlemi yapmış olur ve fatura ile ödeme belgesini kapatmış olursunuz.

SAP FI Modülünde Denkleştirme Belgesini Ters Kayıt alma nedeninize gelince, kullanıcının yanlış belgeleri bir biri eşleştirmesinden kaynaklı sorun yaşanmış olduğu zamanlarda Denkleştirme Belgesinin Ters Kaydını almak gerekebilir. Bu durumda, SAP FI Modülünde Denkleştirme Belgesinin Ters Kaydını almak için FBRA işlem koduna gidilir. FBRA işlem koduna üzerinden denkleştirme belgesi ters kayıt menüsüne girdiğinizde tıpkı Muhasebe Belgesinin Ters Kaydının alma işleminde olduğu gibi Ters Kaydı alınacak olan Denkleştirme Belge Numarasını, Denkleştirme Belgesinin Ait olduğu Mali Yıl ve Denkleştirme Belgesinin Şirket Kodu seçilerek belge görüntülenir ve KAYDET butonu vasıtası ile SAP FI Modülünde Denkleştirme Belgesinin Ters Kaydı alınmış olur.

SAP Sisteminde Duran Varlıklara Ait Muhasebe Belgelerinin Ters Kaydı Nasıl Alınır?

SAP FI Modülünde Duran Varlıklara ait hareket belgeleri bulunmaktadır. Bu belgelerin herhangi bir mali değeri bulunmamaktadır. Mali Değeri bulunan belgeler artık bir muhasebe belgesi olduğundan dolayı FB08 işlem kodu üzerinden ters kaydının alınması gerekir. Ancak Duran Varlıklara ait belgelerin ters kayıtları AB08 işlem kodu üzerinden ters kaydı alınmaktadır.

AB08‘in sonuçları orijinal belgeye bağlı olarak değişebilir. AB08‘in hemen Defteri Kebir’e gönderilmesine gerek yoktur. Ancak, değerler bir sonraki amortisman çalışması sırasında kullanılacaktır.

SAP Sisteminde SD Modülünde Satış Faturasının Ters Kaydı Nasıl Alınır?

Bir müşterinize SD(Satış ve Dağıtım) Modülüne ait bir satış siparişinin faturalama işlemi tamamlandığında ve bu faturalama işleminde herhangi bir hata yapıldığı görüldüğünde, faturalama belgesinin değiştirilememesi durumunda oluşturulmuş olan faturanın ters kaydının alınması gerekmektedir. Böylelikle sipariş üzerinde gerekli düzenlemeler yapılabilir ve müşteriye doğru bir şekilde fatura gönderimi yapılır.

SAP Sisteminde SD Modülü üzerinden oluşturulmuş Satış Faturasının Ters Kaydını oluşturmak için VF11 işlem kodu yürütülür. VF11 işlem kodu üzerinden ulaşılan SD Modülü Faturalama Ters Kaydı ekranında, ters kaydı alınacak olan orjinal faturalama belge numarası girilerek, SD Modülünde oluşturulmuş olan Faturalama belgesinin ters kaydı alınmış olur.

SAP Sisteminde Malzeme Belgesinin Ters Kaydı Nasıl Alınır?

Yazımın başında işlediğimi muhasebe belgesi oluşturulması gibi SAP Sisteminde Malzeme Belgeleri de bazı programlar veya çeşitli entegrasyonlar üzerinden yanlış adet, miktar, ürün veya hareket türü üzerinden kayıtlar oluşturabilir. Bu durumda SAP Sisteminde stok miktar, stok maliyet değerlerinde sapma olmaması için bu yanlış kayıtların ters kaydı alınması gerekmektedir.

Malzeme hareketleri SAP Sisteminde MIGO işlem kodu üzerinden yapılmaktadır. (Buraya tıklayarak MIGO işlem kodu üzerinden malzeme belgelerinin nasıl oluşturulduğunu anlatan yazımıza ulaşabilirsiniz.) SAP Sisteminde Malzeme Belgelerinin ters kayıt işlemi yine MIGO işlem kodu üzerinden yapılmaktadır. MIGO işlem koduna girerek işlem türü alanında Ters Kayıt seçeneği seçilip, ters kayıt alınacak malzeme belgesinin numarası girilerek ilgili malzeme belgesinin ters kaydı alınmış olur.

SAP Sisteminde Satınalma Faturasının Ters Kaydı Nasıl Alınır?

SAP Sisteminde, MIRO işlem kodu üzerinden girişi yapılan Satınalma Siparişine ait Satınalma Faturasının yanlış değerler girilmesinden dolayı bazı durumlarda ters kaydı alınması gereken durumlar oluşabilir. MIRO işlem kodu üzerinden girilen bir Satınalma Faturasının Ters Kayıt işlemi için MR8M işlem kodu yürütülür. MR8M işlem kodu menüsünde ters kaydı alınacak olan fatura belge numarası ve mali yılı girilir ardından ters kayıt işlemi için KAYDET butonuna basılır.