SAP Sisteminde Müşteri Bilgilerinizi Arşivleyin: Veri Güvenliğiniz için Adımlarınızı Atın

SAP sistemi, büyük miktarlarda veri üreten ve işleyen kuruluşlar için kullanılan bir kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımıdır. Bu nedenle, SAP sistemi genellikle bir kuruluşun işlem verilerinin toplandığı, işlendiği ve saklandığı bir merkezi veritabanıdır. Ancak, SAP sistemi içinde saklanan verilerin miktarı ve büyüklüğü, zamanla büyük bir hacim oluşturabilir. Bu nedenle, SAP sistemleri genellikle arşivleme işlemlerine tabi tutulur.

SAP Sisteminde Arşivleme İşlemi Neden Yapılır?

Arşivleme işlemi, eski ve kullanılmayan verilerin SAP sisteminden çıkarılmasını ve daha az kullanılan veya artık kullanılmayan verilerin depolanmasını sağlar. Bu işlem, SAP sisteminin performansını artırabilir ve yedekleme sürelerini kısaltabilir. Çünkü arşivlenen veriler, daha küçük bir hacimde depolanabilir ve daha az yer kaplar. Bu, yedekleme işlemlerinin daha hızlı ve daha verimli bir şekilde gerçekleştirilmesine olanak tanır.

Dataların Arşivlenmesinin Sistemlere Faydası Nedir?

Sonuç olarak, SAP sisteminde arşivleme işlemi, performansı artırmak, depolama ve yedekleme işlemlerini kolaylaştırmak ve veritabanının temiz tutulmasını sağlamak için önemlidir.

SAP Sisteminde arşivleme işlemleri ile ilgili kısa bir bilgiden sonra, yazımızın konusuna geçmek istiyorum.

Müşteri Dataları Hangi Durumda Arşivlenmelidir?

SAP Sistemleri kullanan firmaların onlarca müşteri kartı vardır. Belirli bir dönem sonrasında bazı durumlardan ötürü bir çok müşteri ile çalışılmaz veya çok uzun bir süre müşteri ile herhangi bir operasyon yürütülmemiştir. İşte böyle durumlarda hem finansal hem de crm raporlarının çok daha kısa sürede gelmesi için, uzun zamandır işlem görmeyen veya potansiyel müşterilerinizin bilgilerini zaman içerisinde arşivlemek sizlere fayda sağlayacaktır.

Müşteri Datalarını Arşivlenmesi İçin Standart Fonksiyonlar Kullanılabilir mi?

SAP Sisteminde müşteri datalarının arşivlenmesinde, standart fonksiyonlar kullanılarak arşivleme işlemi gerçekleştirilebilir. Müşteri datalarının arşivlenmesinde herhangi özel bir geliştirme yapmaya gerek bulunmamaktadır.

Müşteri Datalarına Ait Hangi Alanlar Arşivlenmektedir?

SAP Sisteminde müşteri datalarının arşivlenmesi konusunda 3 ayrı alan üzerinden arşivleme çalışması yapılabilir. Bunlar;

• Genel Datalar
• FI Dataları (Şirket Kodu Bazında)
• SD Dataları (Satış Organizasyonu Bazında)

SAP Sisteminde müşteriye ait bilgiler, FI ve SD modülleri tarafından da kullanılmaktadır.

Müşteri Datalarının Arşivlenmesi için Yapılması Gerekenler Nelerdir?

Müşterilerinize ait ana verilerin arşivlenmesi için, arşivleme yapılacak olan müşteri kartlarına SİL işareti ile işaretlenmelidir. İşaretlenme işlemi esnasında isterseniz şirket kodu bazında veya satış organizasyonu bazında SİL işaretlemesini gerçekleştirebilirsiniz.

FI_ACCRECV arşivleme nesnesi, farklı tablolardan verileri arşivlemek için kullanılır. Aşağıdaki tabloda mevcut raporlar gösterilmektedir:

SAP Sisteminde Müşteri Datalarının Arşivlenmesi

SARA işlem koduna gidilir ve sizi aşağıdaki ekran görüntüsü karşılayacaktır.

Archiving Object alanında F4 tuşuna veya Search Help butonuna basılır. Çıkan ekranda FI_ACCRECV nesnesi yazılarak arama yapılır ve bulunan nesne seçilir.

Aşağıdaki ekran görüntüsünü gördükten sonra Arşivle butonuna basılır.

Açılan ekranda aşağıdaki ekran görüntüsünde de belirtildiği gibi Varyant alanına istediğiniz tanıtıcı kodu yazıp Bakım butonuna basabilirsiniz.

Bir sonraki adımda Münferit Seçim Ekranları İçin alanını işaretleyip aşağıdaki ekran görüntüsünde olduğu gibi Tam Ekran alanını işaretleyip Devam butonuna basabilirsiniz.

Devam butonuna bastıktan sonra sizi aşağıdaki ekran görüntüsü karşılayacaktır. Arşivlenecek Veriler alanında MM, SD ve FI verileri seçeneklerini göreceksiniz. Biz örneğimizde Müşteri SD verilerini arşivleyeceğiz. Ayrıca arşivlemek istediğiniz Müşteri Numarası, Müşteri Numarası aralığı yada özel seçim Müşteri Numaralarını Müşteri alanına girebilirsiniz. Satış Organizasyonu bazında da arşivlenmeye uygun dataları görüntülemek için arşivleme yapmak istediğiniz dataları görebilmek için Satış Organizasyonu alanını uygun şekilde doldurabilirsiniz.

İşlemimizi Test Mode özelliği ile çalıştıracağımız için, arşivlenmeye müsait olan dataları görüntüleyebileceğiz.

Gerekli olan bilgileri girdikten sonra Nitelikler butonuna basılır ve oluşturulan varyant kayıt edilir.

Kayıt işleminden sonra Geri butonunu kullanarak ana ekrana dönülür. Burada Başlangıç Tarihi ve Yazıcı Değişikliği alanlarıda belirlendikten sonra çalıştır butonuna basılır.

Çalıştır butonuna basılınca arşiv objesi planlamasının yapıldığı sistem mesajı olarak sunulur.

Arşivlenen Müşteri Datalarının SAP Sisteminden Silinmesi

Arşivleme jobının planlanmasından sonra gerçekleştirilecek adım, arşivlenen dataların sistemden silinmesidir.

Bu adımda tekrar SARA işlem kodu üzerinden FI_ACCRECV arşivleme objesine girilir ve aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterilen SİL butonuna basılır.

SİL Butonuna basıldıktan sonra aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtilen ekranda, silme işlemleri için parametre ayarlarının yapılması adımına geçilir. İlk önce Arşiv Seçimi alanında gerekli parametre ayarlamaları yapılmalıdır.

Arşiv Seçimi butonuna bastıktan sonra karşınıza bir popup ekranı gelir ve orada arşivleme işlemini gerçekleştirdiğiniz dataları görebilirsiniz. Hangi arşiv objesini silmek istiyorsanız onu seçerek bu adımı tamamlayabilirsiniz.

Başlangıç tarihi ve Yazıcı Değişikliği butonları ile silme işleminin ne zaman yapılacağını ve hangi çıktı türü ile yayınlayacağınızı belirtirseniz.

Silme jobı çalıştırıldıktan sonra, arşivleme işlemi tamamlanmış olur.

Satıcı Ana Verilerini Arşivleme için aynı işlevi kullanabilir miyiz?

İşlevsellik, hem müşteri hem de Satıcı ana veri arşivlemeye benzer. Vendor master’ı arşivlemek için aynı adımları kullanabiliriz ancak tek fark yazma ve silme işlevi için kullanılan rapordur.

UYARI ve NOT

SAP Sisteminde arşivleme ve arşiv verilerini silme işlemleri mutlaka ve mutlaka ilgili modül danışmanının kontrolü ve yönlendirmesi sonucunda gerçekleştirilmelidir.

Diğer yazılarımız için lütfen buraya tıklayınız.

SAP ile ilgili daha fazla teknik bilgi için buraya tıklayınız.