SAP ile RPA(Robotic Process Automation – Robotik Süreç Otomasyonu)

Merhabalar,

Bu yazımda sizlere, SAP Sistemlerinde RPA(Robotic Process Automation) yani Robotik Süreç Otomasyonlarının kullanımı hakkında bilgiler vermeye çalışarak, tekrarlanan süreçlerinizi SAP Sistemlerinde insan kaynağı ve iş gücü olarak nasıl azaltabileceğinizi, kullanıcı hatalarından bağımsız daha kontrollü süreçleri RPA(Robotic Process Automation) teknolojisi ile nasıl canlıya alabileceğinizi, hangi koşullarda RPA(Robotic Process Automation) kullanmanız gerektiğini, tedarikçi seçimlerinde nelere dikkat etmeniz gerektiğini, hangi RPA(Robotic Process Automation) programının sizlere daha uygun olduğunu anlatmaya çalışarak, sizlere RPA(Robotic Process Automation) konusunda yol gösterici olmayı amaçlıyorum.

Bu yazı içerisinde değineceğim konulardan bahsettikten sonra isterseniz ilk olarak RPA(Robotic Process Automation) nedir sorusunun cevabını öğrenelim.

RPA(Robotic Process Automation – Robotik Süreç Otomasyonu) Nedir?

RPA(Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu), yapay zekanın bir kolu olan makine öğrenmesinin, kişi yada şirketler tarafından kullanılan yazımları öğrenmesi ve hatasız bir şekilde tekrarlaması sağlayan bir teknolojidir.

Herkesin anlayacağı şekilde belirtmek gerekir ise, şahsınıza yada şirketinize ait özellikle tekrarlanan veya çok fazla iş gücü gerektiren ancak sabit bir sürece sahip işlerinizi bir yazılım(RPA Programı ve Robotları) ile kısa sürede gerçekleştirilmesi diyebiliriz.

RPA(Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu) programları, her yazılım ile uyumlu hale getirilebilir ve içerisindeki hazır kütüphaneler veya uygulamalar ile kısa sürede her firmada yer alan süreçlerin robotlar sayesinde bir çalışanın hızından kat ve kat daha yüksek hızda, eksiksiz, hatasız olarak işlemleri yapması sağlanabilir.

RPA(Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu) programlarında kendisine tanımlanan görevleri gerçekleştiren robotlar bulunmaktadır. Her robotun kendine özgü çalışma başlangıcı, işlem süreci ve işlemi tamamlama/bitirme süreci vardır. Yani kısaca her robot her işi yapamaz, kişi yada firmaların ihtiyaçlarına göre robot sayısı işletmeden işletmeye farklılık gösterebilir.

RPA(Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu) Ne Değildir?

Firmaların RPA(Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu) projelerine başlaması sonucunda ortaya çıkan bazı durumlar, RPA Programlarının yanlış yorumlanmasına neden olmaktadır.

İsterseniz şimdi de RPA Teknolojilerinin ne olmadığından bahsedelim.

RPA(Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu) Çalışanların İşten Ayrılmasına Neden Olur mu?

Firmaların RPA(Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu) programı projesine başlaması ile birlikte, firma çalışanları arasında genellikle, bu teknolojinin insanları işlerinden edebileceğini düşünürler. Ancak bu düşünce tamamı ile yersizdir.

RPA, çalışanları işinden etmez aksine onlara hiç bir katma değeri olmayan, tekrarlanan ve çok vakit alan işlerin sorumluluğunu çalışanlar üzerinden alarak, çalışanların daha katma değerli işler ile uğraşmalarını sağlar.

Bu katma değer, çalışanların kariyerleri için atılmış başarı yapı taşlarını oluşturarak, çalışanların kariyerlerine katkı sağlar.

RPA(Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu) Firmalar Tarafından Tasarruf Amaçlı Kullanılır

Firmaların RPA(Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu) programı projesine başlamasının nedenlerinden biri kesinlikle tasarruf değildir. Ancak RPA Robotlarının şirket içerisinde zamanla bazı işleri üzerine alması kadrolarda daralmalara neden olabilir. Bundan dolayı RPA Programlarının şirketlere özellikle personel maaş ve genel giderlerine ait tasarruf sağladığı miti savunulmaktadır.

Bu mit tabi ki duruma nereden baktığınıza bağlı olarak değişmektedir.

Bir örnek ile durumu özetlemek gerekir ise, bir işletmede 5 kişinin aylık 5 bin tl maliyet ile yaptığı aylık bir işin şirkete direkt maliyeti 25 bin tl olacaktır. RPA ile bu işi 3 kişinin maliyetine indirilmesi sağlanabilir. Kalan 2 kişi şirketlerin farklı departmanlarında görevlendirilebilir veya departmanın daha fazla katma değerli diğer işlemlerine yönelmeleri sağlanabilir.

Burada unutulmaması gereken en önemli cümle, RPA’in bir insan kontrolünde yada geliştirmesi sonucu yaşamına devam edeceğinin unutulmaması gerekmektedir. RPA’in yaptığı işlemlerin değerlendirilmesi ve kontrolü yine bir çalışan tarafından yapılmaktadır.

RPA(Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu) Programlarının Faydaları Nelerdir?

Bu bölümde madde madde neden RPA(Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu) programı kullanmanızı ve size sağlayacağı faydalardan bahsedeceğim.

• RPA, firmalara zaman ve para tasarrufu sağlar.
• RPA, çalışanların manuel hatalarını en az indirir veya yok eder.
• RPA, firmalara gizlilik ve uyumluluk kontrolü sağlar.
• RPA, firmaların süreç iyileştirmelerine ve süreç verimliliklerine katkı sağlar.
• RPA, firmalara düşük bir ilk yatırım maliyeti sunar. Bu maliyetleri doğru bir robot otomasyon süreçleri ile kısa sürede amorti eder.
• RPA, firmalara teknolojiyi verimli ve hızlı bir şekilde kullanmasını sağlar.
• RPA, firmalara dijital dönüşümde kolaylık sağlar.
• RPA, firmalara hız, verimlilik ve süreç doğruluğu sağlar.
• RPA, firmalara onlarca/yüzlerce süreçlerini otomatikleştirebilir.
• RPA, firmalara, çalışanlarının performans, yetenek gibi görevlerine zaman ayırarak şirket motivasyonunu üst düzeyde tutmalarını sağlar.
• RPA, firmaların birden çok veya tüm departmanlarına hizmet edebilme imkanı verir.

RPA(Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu) Programları ile Neler Yapılabilir?

Bu bölümde de, bir önceki bölümde olduğu gibi, madde madde, RPA programları ile neler yapabileceklerinizden bahsedeceğim.

• Uygulama ve kullandığınız programlara giriş yapabilirler.
• Kes/Kopyala/Yapıştır özelliklerine sahiptir.
• Dosyaları veya klasörleri taşıyabilirler.
• Web Siteleri üzerinde arama yapabilirler.
• Hesaplama yapabilir ve bunu size raporlayabilirler.
• Rapor Analizleri gerçekleştirebilirler.
• Belgelerin içerisinden veri seçimi yapabilirler.
• Database okuyabilir ve/veya düzenleyebilirler.
• Mailleri ve eklerini okuyabilirler.

Kısacası RPA programları, çalışanların bir bilgisayar sistemi üzerinde yapabildiği her işlemi belirli kurallar setine göre gerçekleştirebilir.

Süreçlerinizin RPA(Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu) Programına Uygun Olup Olmadığına Nasıl Karar Veririz?

Bir çok firma ve bu firmaların IT yöneticileri, hangi süreçlerinin RPA kapsamında yapılıp yapılmayacağına karar vermekte bazı zorluklar yaşayabilir. Bu bölümde ilgililere yardımcı olabilmek adına, hangi süreçlerin RPA projeleri ile yapılabileceğini belirtmek isterim.

Aşağıda belirttiğim genellemelere uygun süreçlerinizi RPA projelerinize dahil edebilirsiniz.

• Rutin, tekrarlı, operasyonel
• İnsan hatasına açık
• Belirli kurallar çercevesinden ilerleyen
• Kritik, hızlı müdahale gerektiren
• Dijital olarak okunabilen veri girişleri içeren
• Yoğun olarak efor harcanan, yüksek hacimli
• Karar alınması gerekmeyen, tekdüze
• Yakın zamanda değişmesi planlanmayan

RPA(Robotik Process Automation-Robotik Süreç Yönetimi) Hangi Sektörlerde Kullanılabilir?

RPA; genel olarak tüm sektörlerde standartlaşmış, tekrarlanan ve çalışanların çok iş gücü harcadığı alanlarda kullanılabilir. RPA genel olarak, otomotiv, havayolu, taşıma sanayi, bankacılık, eğitim, enerji, yönetim, sosyal hizmetler, iletişim, sigortacılık, teknoloji, taşımacılık gibi sanayi alanlarında da kullanılabilecek esnekliğe sahiptir. Bu alanlarda görülebilecek birçok başarılı iş vardır ve olmaya devam edecektir. Hangi sanayi alanı kısmını irdelemektense süreçleri incelemek daha önemlidir. RPA yatırımı yapmaya karar veren şirket basit, geliştirilmiş, optimize edilmiş ve standartlaştırılmış süreçleri seçmeye özen göstermelidir.

RPA Projeleri Uygulama Adımları Nelerdir?

Firmaların RPA Projelerinde aşağıdaki adımları uygulamaları, başarılı projeler yapmalarına neden olacaktır.

RPA Giriş

Firma, tedarikçi firmalardan RPA hakkında genel bilgiler almalı, kendi firmalarını ve süreçlerini tanıtarak RPA Teknolojisinin kendilerine uygun olup olmadığını tartışmalıdır.

RPA Süreç Tanımı

Firma, tedarikçi firma RPA Danışmanları ve kendi teknik çalışanları ile, RPA Teknolojisine dahil etmek istedikleri süreçlerin analizlerini yaparak, hangi süreçleri RPA Teknolojisine dahil edebileceklerini belirlemelidir. Bu kısımda firmanın RPA Teknolojisine uygun olan süreçlerinin listesi çıkarılabilir.

RPA POC(Proof Of Concept – Kavram Kanıtlama)

POC aşamasında robotun işlevselliğini müşteriye gösterebilmek için RPA Robotlarının kabiliyetlerinin gösterildiği bir demo sunumudur.

RPA Geliştirme

RPA Teknolojisi uygulamasının en uzun aşamasıdır. Eğer süreciniz RPA teknolojisine uygun ise, geliştirme süresi kısalır ancak süreç üzerinde iyileştirme yapılması veya kurallar belirlenmesi gerekmesi durumunda süreç uzayabilir.

RPA Öncü/Pilot Aşama(UAT)

Pilot aşamada, RPA Robotları kotrollü koşullar altında bir ürünün canlı ortamına alınarak çalışması sağlanır. Pilot aşamanın amacı, robotların düzgün ve istenilen şekilde çalışıp çalışmadığının kontrolü sağlanır. Bu çalışma sürecinde, önceden tanımlanmamış yeni zorlukların ortaya çıkmasını engelleyebilirsiniz. Ayrıca firma çalışanları, RPA Projesinin UAT(Kullanıcı Kabul Testi) ve ürünün canlı ortama alınmasını onaylaması ile birlikte pilot aşamaya katılması sağlanır.

RPA Canlıya Alma

Pilot çalışması sonrasında canlı ortamda robotların tam zamanlı olarak çalışmaya hazır hale geldiği aşamadır. Eğitim oturumları yapılarak robotların canlı operasyonu yerine getirmeye başladığı adımdır.

RPA POC(Proof Of Concept) Nedir?

POC(Proof Of Concept) sadece RPA için değil, tüm yazılım ve donanım projelerinde kullanılması gereken bir çalışma yöntemidir. Peki POC(Proof of concept) nedir?

POC, firmalar tarafından alınmak ve/veya gerçekleştirilmek istenen projenin, tedarikçi firma yada tedarikçi kişiler tarafından istenilen işi gerçekleştirip, gerçekleştiremiyeceğinin anlaşılması amacı ile gerçekleştirilen deneme çalışmasıdır.

Örneğin RPA POC sunumunda, RPA teknolojisini kullanmak isteyen bir firma, belirlediği bir süreci, RPA ortamında tedarikçi firmalardan test amaçlı gerçekleştirmesini isteyebilir. Böylelikle istenilen işin, RPA tarafından yapılıp yapılamıyacağını ve RPA kullanılması durumunda kendisine sağlanacak faydayı rahatlıkla görebilir.

POC satış öncesi bir eylem olup, tedarikçi ile anlaşmaya göre firma sistemlerinde veya tedarikçi sistemlerinde yapılabilir. Genel olarak yaygın olan yöntem, POC’nin müşteri sistemlerinde yapılmasıdır.

POC(Proof Of Concept) Süreci Faydaları Nelerdir?

POC;

• Müşteriye birkaç detayı belirtmek için hizmetin tamamını sunmaktan daha faydalı olabilir.
• RPA kullanmak için ihtiyaç duyulacak farklı teknolojileri, sistem konfigürasyonlarını tespit etmek için kullanılabilir.
• RPA teknolojisinin ticari yönüne odaklanmasa da, kullanılabilecek uygun maliyetli teknolojilerin ayrıntılarını sunabilir.
• Firma çalışanlarına anında geri bildirim üreteceği için faydalıdır.
• İç yöneticiler ve amirler tarafından onaylandıktan sonra, projeyi paydaşlara ve alıcılara satmak için başarılı bir fikir olarak ayrıca kullanılabilir.

RPA Çözümü ve Tedarikçi Seçme Kriterleri Nelerdir?

• RPA Programı Tedarikçisi Bakım/Destek Hizmetlerinin detaylarını öğrenin
• RPA Programı Tedarikçisinin daha önceden yaptığı projeler için Referans kontrolünü mutlaka yapın.
• RPA Projesine ait ilk kurulum ve daha önceden kesinliklike yapmaya karar verdiğiniz süreçlerin ilk kurulum maliyet tutarını hesaplayın.
• RPA programınızın şirket için Kullanım ve Öğrenim Kolaylığı konusunu ilgililer ile mutlaka değerlendirin.
• POC ve Satış sürecinde RPA Programı Tedarikçisinin Projenizi alma ve gerçekleştirme isteğine dikkat edin.
• Tedarikçinin, POC Başarısını, uygulama danışmanının süreç bilgisini ekipleriniz ile değerlendirin.
• RPA Programının, şirketinize ait süreçlere katacağı verimi POC ile görüp, ekipleriniz ile değerlendirin.
• RPA Programının sahip olduğu Teknoloji ve Güvenlik özelliklerinin ilerleyen yıllarda size sağlayacağı fayda ve zararları değerlendirin.
• RPA Programının Sürdürebilirlik konusunda yetkinliklerini öğrenin.
• RPA Programının SAP Entegrasyon Kolaylığı konusunda mutlaka değerlendirme yapın.
• RPA Programının şirketinize ve çalışanlarınıza katacağı iş gücü tasarrufunu mutlaka hesaplayın.

RPA Çözümü Sonrası Şirketinizin Organizasyonel Şemasında ki Değişiklikler

RPA Çözümlerinin uygulandığı şirketler, belirli bir zaman sonra, yeni bir organizasyonel yapı oluşturmak isterler. Burada ki en büyük neden, RPA çözümlerinin şirket içerisinde benimsenmiş olması ve faydalarının görülmesinden ötürü, mevcut IT çalışanlarının kendi projelerinin yanı sıra RPA projelerine dedike olmalarından dolayı, belirli bir süre sonunda firmalar RPA Çözümleri departmanı oluşturabiliyorlar.

Şimdi isterseniz RPA Çözümleri departmanında yer olacak ünvan ve görev tanımlarından bahsedelim.

RPA Program Yöneticisi

RPA Program Yöneticisinin en önemli görevi RPA Çözümlerinin şirket çalışanları ve proje paydaşları tarafından benimsenmesini, RPA robotlarına teslim edilebilecek olan yeni süreçlerin tespit edilmesini, şirketin RPA teknolojileri ile ilgili stratejilerinin oluşturulmasını, RPA çözümlerinin iç müşteriye teslim edilme süreci boyunca projeye liderliği, yeni RPA teknolojilerinin takibi ve şirket süreçlerinin yeni teknolojiye uyumu, ekip arkadaşlarının bireysel eğitimleri gibi alanlardan oluşan görev tanımına sahiptir.

RPA Proje Yöneticisi

RPA Proje Yöneticileri genel olarak otomasyon projeleri ve uygulamaları için şirket ve süreç standartlarının belirlenmesinde, RPA Proje yaşam döngüsünün oluşturulması, sürdürülebilmesi ve denetlenmesini sağlar.

Bunların yanı sıra ekip üyelerinin planlaması, bütçeleme ve dokümantasyon konularında da projelerde etkin bir rol alır.

RPA Çözüm Mimarı

RPA Çözüm Mimarı, temel anlamda RPA Robotlarının yapmasını beklediği süreçlerin otomasyon mimarisini tanımlar ve tasarlar. Analizi ve geliştirmesi yapılan süreci uçtan uca denetler. Sürecin geliştirilmesi konusunda uygulama danışmanlarını yönlendirebilecek bilgi birikimi ve yeteneğe sahiptir.

RPA Süreç Geliştirici

Analizi yapılmış ve tasarlanmış sürecin otomasyonunu RPA çözüm uygulamalarını kullanarak gerçekleştiren anahtar rollerden biridir. RPA Programı üzerinden yapılan tüm teknik geliştirmeler RPA Süreç Geliştirici ünvanına sahip kişi tarafından gerçekleştirilir.

RPA Süreç Analisti

RPA Süreç Analisti, iç müşterinin taleplerini doğru olarak anlayıp, bu talebin RPA sistemi üzerinde gerçekleştirilip gerçekleştirilemiyeceğine karar veren kişidir. RPA Sistemleri üzerinde gelen taleplere göre çözümler sunmak bir diğer görev tanımıdır.

RPA Süreç Denetleyicisi(RPA Monitoring)

RPA Süreç Denetleyicisi, canlıya alınan projenin bundan sonraki süreçte yapacağı her işin performans, işlevsellik ve doğruluk gibi kıstaslar üzerinden inceleyen, geliştirmeye açık konuları belirleyen kişidir.

RPA Çözümlerinin canlıya alınmasından sonra mutlaka robotların çalışma süreçleri monitoring edilmelidir.

Dünya ve Türkiye’de En Yaygın Kullanılan RPA Programları

Dünya ve Türkiye’de yerli ve yabancı bir çok RPA programı bulunmaktadır. Özellikle son yıllarda, teknoloji sektöründe yer alan girişimciler, yerli RPA programları geliştirmesi yönünde büyük adımlar atmaktalar.

Ben ise yerli RPA programlarından önce sizlere tüm dünya üzerinde kullanılan en yaygın RPA Programlarından bahsetmek istiyorum.

Gartner raporlarında 2020 yılı için dünya üzerinde en yaygın kullanılan RPA programları sırası ile aşağıdaki gibidir.

• UiPath RPA | Robotic Process Automation
• Automation Anywhere – RPA | Robotic Process Automation
• Blue Prism
• Laserfiche
• Pega Platform
• WinAutomation by Softomotive
• Automate Robotic Process Automation
• Appian
• ElectroNeek
• Nintex RPA
• Intellibot – Robotic Process Automation platform
• Datamatics TruBot
• Techforce.ai
• Aiwozo
• Workfusion Intelligent Automation Cloud
• mysmartautomation
• akaBot
• Intradiem
• airSlate
• Kofax RPA
• ProcessRobot by Softomotive
• VisualCron
• Automai Robotic Automation Platform

Yukarıdaki RPA programlarından, UiPath RPA çözümünün Türkiye’de bir ofisinin olduğunu ayrıca belirtmek isterim. Bunun yanı sıra UiPath RPA, Automation Anywhere RPA, Blue Prism RPA ve Kofax RPA programlarını Türkiye’de danışmanlık hizmeti veren firmaların olduğunu biliyorum.

RPA Programları ile Yönetilen Örnek Süreç Uygulamaları

Seçeceğiniz her hangi bir RPA programı ile SAP Sistemlerinizde yer alan aşağıdaki süreçleri kolayca robotlar tarafından yapılmasını sağlayabilirsiniz.

İnsan Kaynakları Süreçleri

• İşe Alma
• İşten Çıkarma
• Gider ve Geri Ödeme Süreçleri
• İzin Süreçleri
• Maaş Bordroları Oluşturma, Hesaplama, Kesinti Takibi

Müşteri Hizmetleri – CRM

• Şikayet Takibi
• Satış ve Sonrası Destek Süreçleri

Bilgi Teknolojileri & Alt Yapı Destek Birimleri

• Bilgisayar Yazılım Kurulumları
• Firewall Ayarları
• Policy Oluşturma
• Yedekleme İşlemleri
• Büyük Veri Taşıma ve Replikasyon İşlemleri

Mali İşlemler ve Mali Süreçler

• Faturalama İşlemleri
• Masraf Yönetimi
• Ana Veri Oluşturma (Hesap Planı, Duran Varlık, Dönemselleştirme Nesneleri, Kar Merkezi Dağıtımları, Masraf Yükleme İşlemleri, Banka Ana Verileri, Kredi Ana Verileri)

Satış – Satınalma Süreçleri

• Talep Yönetimi
• Teklif Yönetimi
• Sipariş Yönetimi
• Sevkiyat ve Nakliye Yönetimi
• Faturalama Süreçleri
• Tahsilat Yönetimleri