SAP IDOC Nedir? SAP IDOC Neden Kullanılır?

Merhabalar,

Bu yazımızda SAP ekosisteminde yer alan bir kişinin hayatında en az bir kez duymuş olduğu SAP IDOC konusunu işlemek istiyorum.

Öncelikle SAP IDOC’larının farklı yazım şekilleri kullanılmaktadır. Bunlar;

• SAP IDOC
• SAP idoc
• SAP IDoc

şeklinde genel bir yazım kullanımı bulunmaktadır.

Peki nedir bu SAP IDOC?

SAP IDOC Nedir?

SAP IDOC, SAP tarafından tanıtılan, farklı sistemler arasında veri alışverişinde kullanılan, belirli bir formatı olan, aracı belgedir.

SAP IDOC’ları, aynı ağ üzerinde çalışan, içerisinde farklı SAP Sistemleri bulunan sistemler arasında, SAP Sisteminiz ile aynı ağ üzerinde çalışmayan harici SAP Sistemleriniz arasında ve hatta SAP Sistemini kendi içerisinde bulunan bilgi alış verişinde bulunulmak üzere kullanabilirsiniz.

Bir ERP sistemi kullanıyor iseniz, zaman zaman ERP sisteminin entegre olması gereken bazı third parti(farklı yazılım veya programlar) uygulama ve yazılımlar ile entegrasyon kurulması ihtiyacı olabilmektedir.

Bu bağlamda SAP, müşterilerine tüm çevre sistemler ile veri entegrasyonlarında kullanılmak üzere SAP IDOC çözümünü sunmaktadır.

SAP IDOC’larının kullanım ihtiyaçları şirketlerin ihtiyaçlarına göre değişiklik gösterse de, genellikle büyük veya büyüyen hacime sahip müşterilerin SAP IDOC kullanım oranları her geçen gün artmaktadır.

Özellikle yurt dışında IDOC entegrasyonları ve monitoring işlemleri için yeni danışmanlık rolleri çıktığını bile söylemem yanlış olmaz.

SAP IDOC Neden Kullanılır?

SAP Sisteminde müşterilerin kullanımına sunulan çeşitli IDOC tipleri bulunmaktadır. Her SAP IDOC’unun kendine ait bir türü ve mantıksal bir mesaj özelliği vardır. Bu özellik SAP IDOC meta verileridir. SAP IDOC meta verileri, IDOC’un yapısını, alanlarını, türlerini, kayıt düzenlerini vb. özelliklerini tanımlar. SAP Sisteminin standart IDOC yapılarının yanı sıra, SAP Sistemleri kendi IDOC yapılarınızı oluşturmaya da olanak tanır.

SAP IDOC Türleri Nelerdir?

SAP Sisteminde çeşitli modüllerde kullanılmak üzere bir çok IDOC yapısı bulunmaktadır. Bu IDOC yapıları dışında isterseniz kendi Z’li olarak adlandırabileceğimiz IDOC yapılarınıda oluşturabilirsiniz.

İsterseniz şimdi SAP Sisteminde en çok kullanılan IDOC yapılarından bahsedelim.

Malzeme Ana Verisi IDOC’ları

SAP Sisteminde malzeme ana verilerinin almaya ve göndermeye yarayan bir dizi SAP IDOC’u bulunmaktadır. SAP Malzeme Ana Verisi IDOC’ları kullanılarak bir çok çevre sistem ile malzeme ana verinizi paylaşabilir veya malzeme ana verilerini sistemlerinizde oluşturabilirsiniz.

Özellikle perakende sistemlerinde ürün tedarikçilerinden malzeme ana verilerinin sistemlerinizde otomatik olarak yada belirli kurallar çerçevesinde otomatik olarak sistemlerinizde oluşturulmasını gelen IDOC yapıları ile sağlayabilir yada pazar yerlerinde ürünlerinizin satışlarını yapabilmek amacı ile çevre sistemlere ürün ana verilerinizi iletebilirsiniz.

Faturalama İşlemleri IDOC’ları

Her ne kadar günümüzde e-fatura ve e-arşiv elektronik çözümleri Türkiye’de geçerli olsada, zaman zaman özellikle yurt dışı tedarikçi veya müşteriler ile çalışılması durumunda, sistemlerinizde oluşturulan faturaları karşı tarafa yine SAP IDOC’ları ile iletebilir veya karşı taraftan sistemlerinize fatura IDOC’larını kullanarak faturaları alabilirsiniz. Böylelikle bir muhasebe uzmanının girişini yapacağı fatura belgesi sistemlerinizde IDOC aracılığı ile otomatik olarak oluşturulacaktır.

Satış Verileri İçin IDOC’lar

Özellikle perakende sistemlerinde kullanılan POS DM ve/veya CAR sistemleri üzerinden satış datalarının tek tek veya kümüle halde ERP sistemine aktarılması için yine IDOC’lar kullanılır. Standart IDOC yapıları bu konuda yeterli olsa da, zaman zaman müşteriler bu IDOC yapılarını özelleştirebilmektedirler.

Ödeme ve Banka İşlemleri IDOC’ları

Türkiye’de bulunan bazı bankalar, ödeme ve hesap ekstreleri için SAP’nin kullanmış olduğu IDOC yapılarını sistemlerine entegre ederek, müşterilerinin kullanmış olduğu ERP sistemleri üzerinden bankalarına talimat, hesap açılışı, hesap ekstresi alma gibi fonksiyonel işlemlerini otomatik olarak SAP Sistemlerine alabilme imkanı verebilmektedir. Bu çerçevede standart IDOC yapıları kullanularak yine bankalar ile veri entegrasyonunda bulunulabilir.

Neden IDOC kullanmalıyım? IDOC Kullanımın Faydaları Nelerdir?

SAP IDOC Kullanmanın Avantajları

• SAP IDOC’lar asenkron yapıda kullanılabilmektedir.
• SAP IDOC’lar diğer entegrasyon noktalarına göre daha güvenlidir.
• SAP IDOC’lar düşük bir hacme sahip veri tutar.
• SAP IDOC’lar hızlı yükleme, tutarlı işleme özelliklerine sahiptir.
• Tek bir IDOC içerisinde ilgili alanlar ile için birden fazla kayıt tek seferde gönderilebilir.
• Standart SAP IDOC’ları kullanmanız durumunda kod geliştirmelerine gerek kalmaz.
• Standart SAP IDOC’larının ihtiyaçlarınızı karşılamadığı yerlerde exitler içerisine gerekli kodlar yazılarak ihtiyacınız karşılanabilir.
• Entegrasyon ile ilgili hata mesajlarının yönetimi daha kolaydır ve tarihçesi otomatik olarak tutulur.
• SAP IDOC’lar ile gelen veriler PSA katmanında database’e işlenmeden değiştirilebilir.

SAP IDOC Kullanmanın Dezavantajları

• SAP IDOC’larını senkron bir entegrasyon için kullanamazsınız.
• SAP IDOC konfigürasyonları zordur ve uygulamanın devreye alınması zaman alır.
• SAP IDOC’larının bakımı ve ortak profillerinin oluşturulması daha zordur.
• SAP IDOC kullanan firmalar, hem PI/PO/CPI sistemlerinde veya SAP ERP Sistemlerinde ALE konfigürasyonlarını yapmaları gerekir.
• Mapping işlemleri kısmen daha zor olabilir. Ancak direkt entegrasyon metodolijisi nedeni ile bu durum göz ardı edilebilir.

SAP IDOC’lar ile Web Servis Arasında ki Fark Nedir?

SAP Sistemlerinde web servisler her zaman sıfırdan kod geliştirmesi ile yapılırken, SAP IDOC kullanmanız durumunda kod gereksinimi ihtiyacınız olmaz. Bir özelleştirme söz konusu ise IDOC exitlerine ihtiyacınız olan kontrolleri koyabilirsiniz.

Web Servislerde hata yönetimini kendiniz yapmak zorundasınızdır. Servisin döndüğü hata mesajları için ayrı geliştirmeler yapmak zorundasınızdır. SAP IDOC’larında ise hata mesajları SAP Sisteminden dönen mesajlar olduğu için hata yönetimi için kod geliştirmesi ihtiyacınız olmayacaktır.

Web Servislerin monitoring ve tarihçe logları için ayrı z’li tablolar oluşturmanız gerekirken, SAP IDOC’larında böyle bir ihtiyaç olmayıp, sap standart ekranları üzerinden IDOC işlemlerinizi raporlayabilirsiniz.

Sonuç olarak;

SAP yazılımı müşterilerin ihtiyaçlarını analiz ederek entegrasyon noktalarında kullanılmak üzere SAP IDOC yapısını oluşturmuştur. Kullanım için müşterinin ihtiyaçları detaylı analiz edilerek ilgili entegrasyonların IDOC üzerinden mi yoksa web servis üzerinden mi olacağına yine müşteri karar vermelidir.