SAP 4/HANA Sisteminde BP(Business Partner) Uyarlama İşlemleri

SAP Business Partner (BP) İş Ortağı olarak adlandırılmakta olup, SAP R3 sistemlerinde var olan Müşteri ve Satıcı süreçlerinin Hana sistemlerinde yaşatıldığı yeni halidir. Yani özetle, SAP HANA sistemlerinde, SAP R3 Sistemlerinde yer alan Müşteri ve Satıcı kartları yerine, Business Partner(BP) kartları yer alacaktır.

Bu yazımda Business Partner uyarlama konusunu açıklamaya çalışacağım.

BP uyarlamalarına müşteri ve satıcı hesap grupları ile numara aralıkları tanımlanarak başlanır. Çünkü her muhatap bir müşteri veya satıcı olacak veya hem satıcı hem de müşteri olacaktır.

Aynı muhatabın hem müşteri hem satıcı olarak takip edilmesi durumunda aynı müşteri-satıcı numarasını kullanılır. Bu nedenle hesap gruplarının müşteri ve satıcı için ortak açılması ve aynı hesap gruplarının muhatap içinde oluşturulması ve aynı numara aralıklarının tanımlanması gerekir.

1. Müşteri, Satıcı ve Muhatap Hesap Grupları ile Numara Aralıklarının Tanımlanması

Müşteri, satıcı ve muhatap hesap gruplarının tanımlanması için aşağıdaki menü yolları kullanılır;

Müşteriler;

SPRO → Mali muhasebe → Müşteriler ve satıcılar muhasebesi → Müşteri hesapları → Ana veriler → Müşteri ana verilerini yaratma hazırlıkları → Müşterilere ilişkin hesap gruplarının tanımlanması

SPRO → Mali muhasebe → Müşteriler ve satıcılar muhasebesi → Müşteri hesapları → Ana veriler → Müşteri ana verilerini yaratma hazırlıkları → Müşteri hesapları için numara alanlarının yaratılması (XDN1)

Satıcılar;

SPRO → Mali muhasebe → Müşteriler ve satıcılar muhasebesi → Satıcı hesapları → Ana veriler → Satıcı ana verilerini yaratma hazırlıkları → Satıcılara ilişkin hesap gruplarının tanımlanması

SPRO → Mali muhasebe → Müşteriler ve satıcılar muhasebesi → Satıcı hesapları → Ana veriler → Satıcı ana verilerini yaratma hazırlıkları → Satıcı hesapları için numara alanlarının yaratılması (XKN1)

Müşteri ve satıcı hesap gruplarının tamamen aynı olmasına gerek yoktur. Sadece müşteri veya sadece satıcılara özgü gruplarda olabilir ancak ortak grupların aynı grup kodu ve aynı tanımla takip edilmesi gerekir.

Her müşteri grubunun aynısı muhatapta olmalıdır. Aynı durum satıcı içinde geçerlidir.

Örneğin; Müşteri ve satıcılar için ortak olan “Z001- Yurtiçi Grup İçi Müşteriler” ve “Z001- Yurtiçi Grup İçi Satıcılar” için “Z001- Yurtiçi Grup İçi Muhataplar” grubunun, sadece satıcı grubu olan “L001- Leasingler” grubu için “L001- Leasingler” muhatap grubunun oluşturulması gerekir.

Muhataplar;

SPRO → Uygulamalar Arası Bileşenler → SAP- Muhatap → Muhatap → Temel Ayarlar → Numara alanları ve gruplandırmalar → Gruplamaları tanımla ve numara alanına tayin et

Müşteri ve satıcı hesap gruplarının tanımlanmasından farklı olarak muhatap grupları tanımlanmadan önce numara aralıklarının tanımlanması gerekir. Numara aralıklarında da hesap gruplarında bulunan sistematiğin olması gerekir.

• Aynı olan müşteri ve satıcı hesap grubu numara aralığı ile muhatap hesap grubu numara aralığının aynı olması gerekir. Farklı olanların da muhatap ile aynı olması gerekir.
• Oluşturulacak müşteri veya satıcı cari numarası ile muhatabın numarasının aynı olması için bütün müşteri ve satıcı hesap grubu numara aralıklarının “harici” olması gerekir.
• Asıl harici/dahili ayrımı ise muhatap grubu numara aralığı bazında yapılır. Örneğin; “Leasingler” satıcı grubunun numara aralığı harici olmalı ise satıcı numara aralığı diğer bütün satıcı hesap gruplarında olduğu gibi harici olmalı, muhatap grubu numara aralığı da harici olmalıdır. Ancak “Yurtiçi grup içi satıcılar” grubunun numara aralığı dahili olacak ise satıcı hesapları için numara aralığı harici, muhataplar için numara aralığı dahili olmalıdır.

Muhatap grupları için numara aralıklarının tanımlanması menü yolu;

SPRO → Uygulamalar Arası Bileşenler → SAP- Muhatap → Muhatap → Temel Ayarlar → Numara alanları ve gruplandırmalar → Numara alanlarını tanımla

Yukarıda da görüldüğü gibi, müşteri ve satıcı hesap grupları için yaratılan “10-20-30-40-60-90” gibi numara alanları harici iken, aynı numara alanları muhatapta dahili olarak tanımlandı.

2. Muhatap Rollerinin Düzenlenmesi

Kullanılabilecek muhatap rolleri sistemde tanımlıdır. Ancak tanımlı olan bu rollerde değişiklik yapmak, gerekirse fazla olan bu rolleri gizlemek gibi işlemler için aşağıdaki menü yolu takip edilmelidir;

SPRO → Uygulamalar Arası Bileşenler → SAP- Muhatap → Muhatap → Temel Ayarlar → Muhatap Rolleri →Muhatap rolleri tanımla

Müşteri ve satıcı rolleri;

Sonu 00 ile bitenler FI, 01 ile bitenler MM ve SD rolleridir. Ayrıca “TR” ile başlayan roller TRM rolleridir.

Kullanılmayacak olan muhatap rolleri BP ekranında muhatap rolünü seçerken fazlalık olmaması için gizle seçeneği ile gizlenebilir. Bunun için ilgili rol satırına çift tıklayarak rolün içerisine girilir ve “Gizle” checkbox’ı işaretlenerek işlem kaydedilir.

3. Muhatap Rollerine İlişkin Alanların Kontrolü

BP ile muhatap yaratırken seçilen role bağlı olarak alanların görünürlüğünün veya alanların giriş durumunun zorunlu veya isteğe bağlı olması kontrolü için aşağıdaki menü yolu takip edilmelidir;

SPRO → Uygulamalar Arası Bileşenler → SAP- Muhatap → Muhatap → Temel Ayarlar → Alan gruplamaları →Her muhatap rolü için alan niteliklerini konfigüre et

Alan nitelikleri konfigüre edilecek muhatap rolüne çift tıklayarak içine girilir. Gelen ekranda alanlar kategorize edilmiştir.

Alanın “Belirsiz” olması demek, ilgili alanın müşteri/satıcı hesap grubu alan durum grubundan besleneceği anlamına gelir.

Bazı alanlarda “Gizle”, “Zorunlu giriş” gibi seçenekler değişikliğe kapalı olabilir. Değişikliğe açmak veya açık olan alanları kapatmak için ilgili alan üzerine çift tıklayarak içine girilir.

4. Muhatap ile Müşteri/ Satıcı Entegrasyonu

Bu başlık altında açıklanacak uyarlama adımları ile muhatap hesaplarının müşteri/satıcı hesapları olarak çalışabilirliği uyarlanacaktır.

4.1 Müşteri Entegrasyonu

Müşteri hesap gruplarının ilgili muhatap rollerine tayini;

BP ekranında müşteriler için kullanılacak olan FI rolüne (FLCU00) müşteri hesap gruplarının tayin edilmesi gerekir. Bu uyarlama adımı için kullanılacak menü yolu;

SPRO → Uygulamalar Arası Bileşenler → Ana veri senkronizasyonu → Muhatap ayarları → Müşteri entegrasyonu için ayarlar → Muhataba müşteri yönü için muhatap rolü belirle

Müşteri hesap gruplarının ilgili muhatap rollerine tayini;

Muhatap hesap grupları ile müşteri hesap gruplarının birbirine bağlanması gerekir. Bu uyarlama adımı için kullanılacak menü yolu;

SPRO → Uygulamalar Arası Bileşenler → Ana veri senkronizasyonu → Muhatap ayarları → Müşteri entegrasyonu için ayarlar → Müşteri entegrasyonu için alan tayini → Anahtarların tayini → Muhataba müşteri yönü için numara tayini belirle

Harici numaralandırma ile takip edilecek gruplar için “Aynı no” checkbox’ının işaretlenmesi gerekir.

Müşteri cari numaraları ile muhatap cari numaralarının birbirine bağlanması;

Yukarıda müşteri/satıcı numara alanları ile muhatap numara alanları açıklanırken numara alanlarının dahili/harici olma durumu açıklanmıştı. Bu adımda ise, numaralandırmanın aynı olabilmesi için gerekli uyarlama işlemi açıklanacaktır. Menü yolu;

SPRO → Uygulamalar Arası Bileşenler → Ana veri senkronizasyonu → Muhatap ayarları → Müşteri entegrasyonu için ayarlar → Müşteri entegrasyonu için alan tayini → Anahtarların tayini → Muhataptan müşteriye yönü için numara tayini belirle

Görüldüğü gibi, muhatap hesap grupları ile müşteri hesap grupları eşleşmiş ve “Aynı numara” checkbox’ı işaretlenmiştir. Böylece Z001 muhatap grubunda yaratılacak bir muhatap, müşteri rolüne genişletilirken otomatik olarak Z001 müşteri grubu ve muhatap ile aynı numarayı kullanacaktır.

Satıcı entegrasyonu için uyarlanması gereken adımlar (Satıcı entegrasyonu için ayarlar ) müşteri ile aynı olduğu için ayrıca açıklanmayacaktır.

SAP Hana Business Partner Konusu ile ilgili diğer yazılarımız;

• SAP S4/HANA Sisteminde BP(Business Partner) İşlem Kodu ile Satıcı ve Müşteri Olan Bir Cari Yaratma
• SAP 4HANA Sisteminde BP İşlem Kodu ile Satıcı Ana Verisi Yaratma